State Department Federal Credit Union

Departamento de Estado Federal Credit Union + Sword GRC

Como o SDFCU eliminou a necessidade de pastas de auditoria de caderno de folhas soltas e passou a usar um sistema central garantindo a precisão dos dados

INDÚSTRIA

Serviços financeiros

LOCALIZAÇÃO

EUA

NÚMERO DE EMPREGADOS

200+

O fundo

SDFCU é uma instituição financeira de serviço completo de propriedade dos membros que tem o compromisso de servir a mais de 86.000 membros em todo o mundo. Com US $ 1,9 bilhão em ativos, a SDFCU oferece uma ampla gama de produtos financeiros e serviços especiais que atendem às necessidades diversas e exclusivas de seus membros em todo o mundo.

O desafio

Crítica para o seu negócio é a necessidade de gerenciar seus processos de auditoria interna de forma eficiente, eficaz e transparente, para garantir uma gestão robusta de risco financeiro e operacional e conformidade de auditoria.
A SDFCU tem uma função de auditoria interna responsável pelas práticas de auditoria interna, bem como supervisionar as atividades do auditor de demonstrações financeiras e seus relatórios. Usando um modelo de equipe terceirizada, a auditoria interna contrata várias firmas de auditoria para cumprir seu Plano de Auditoria Anual.

A Sword GRC desenvolveu abordagens e soluções de sistema de trabalho para nós, para permitir que diferentes empreiteiros de auditoria entreguem seus produtos de trabalho através do Sword Audit Manager. SDFCU queria uma visão geral consistente de todos os documentos de auditoria, com fluxos de trabalho que agilizassem os processos e a capacidade de registrar todas as alterações, atualizações e aprovações

Michael Hunter, Managing Director of Internal Audit, SDFCU

A solução

SDFCU escolheu o Sword Audit Manager (anteriormente Galileo) para a ampla gama de recursos disponíveis para gerenciar os fluxos de trabalho e documentos em seus processos de auditoria complexos. SDFCU queria utilizar todas as funcionalidades do software; por isso, garantiu que, durante a configuração e implementação, as unidades de negócios criadas no sistema refletissem com precisão sua estrutura organizacional.

As atividades foram inseridas de acordo com suas próprias tarefas e processos, enquanto o recurso de reserva de quadro de horários também é usado para garantir que o tempo gasto por indivíduos e equipes seja rastreado em relação aos códigos de orçamento do projeto. Usando os relatórios, a Auditoria Interna pode analisar o tempo e as variações por equipe, pessoa, atividade, tarefa e período.

Fluxos de trabalho simplificados para processos de auditoria

Um dos principais benefícios do SDFCU ao usar o software é a integração com documentos do Word e Excel e a capacidade de criar modelos para atender a seus requisitos específicos. A integração permite que a equipe de auditoria extraia dados de seu sistema e preencha campos nos modelos do Word que já possuem informações organizacionais, de data e versão padrão – de memorandos de anúncio a agendas de conferências e reuniões. Usar um sistema central simplifica os fluxos de trabalho, garante a precisão dos dados e economiza uma quantidade significativa de tempo na criação de documentos. Registros em papel e cópias de documentos agora não são mais necessários, com todo o fluxo de trabalho e as revisões documentadas eletronicamente. O negócio eliminou a necessidade de pastas de papel para auditoria de notebook.

Optamos pela solução criptografada baseada em nuvem para que seja acessível de qualquer local e independente de nossa rede de TI, o que facilita a adição de usuários, sejam eles internos ou externos à organização. Isso apóia nossos planos de envolver mais empreiteiros de auditoria externa no futuro ”, explicou o Sr. Hunter.

Michael Hunter, Managing Director of Internal Audit, SDFCU

Solução baseada em nuvem para flexibilidade e escalabilidade

SDFCU tem atualmente 40 licenças para uso por seus gerentes e diretores internos e quatro firmas de auditoria de co-sourcing. Ele escolheu a versão baseada em nuvem (software como serviço) do Sword Audit Manager para fornecer a flexibilidade e facilidade de gerenciamento de atualizações, patches e alterações. Além disso, a instituição busca reduzir o número de servidores que gerencia.

O sistema também oferece a opção de integração com o módulo de gerenciamento de risco Sword Operational Risk Manager (Magique) para apoiar uma metodologia de auditoria baseada em risco, parte dos planos futuros do SDFCU. Como Diretor Administrativo do Escritório de Auditoria Interna, Michael Hunter já está envolvido com as atividades de gestão de risco empresarial (ERM) da organização – atualmente fornecendo serviços de consultoria de ERM e relatórios de relatórios ao Comitê de Gestão de Risco Corporativo SDFCU e ao Conselho de Administração.

Fluxos de trabalho simplificados para processos de auditoria

Um dos principais benefícios do SDFCU ao usar o software é a integração com documentos do Word e Excel e a capacidade de criar modelos para atender a seus requisitos específicos. A integração permite que a equipe de auditoria extraia dados de seu sistema e preencha campos nos modelos do Word que já possuem informações organizacionais, de data e versão padrão – de memorandos de anúncio a agendas de conferências e reuniões. Usar um sistema central simplifica os fluxos de trabalho, garante a precisão dos dados e economiza uma quantidade significativa de tempo na criação de documentos. Registros em papel e cópias de documentos agora não são mais necessários, com todo o fluxo de trabalho e as revisões documentadas eletronicamente. O negócio eliminou a necessidade de pastas de papel para auditoria de notebook.

Com meu painel pessoal, poderei incorporar o trabalho de contratantes externos co-contratados, proprietários de documentos e suas atividades. Já estou mais informado sobre o que está sendo desenvolvido ou se estamos aguardando um rascunho de relatório ou discussão.

Michael Hunter, Managing Director of Internal Audit, SDFCU

Painéis personalizados para fácil rastreamento de ações

Um benefício importante do Sword Audit Manager é a capacidade de personalizar os painéis para que indivíduos e gerentes verifiquem as ações e monitorem as atualizações. Há total transparência em relação às ações atribuídas à administração e ao acompanhamento da equipe de auditoria designada.

A empresa também defende o recurso de sinalização que pode ser integrado aos fluxos de trabalho, para mostrar o status de um relatório ou documento para revisão ou data de conclusão exigida – como Michael explica. “Um grande benefício são os alertas e notificações para permitir que os proprietários saibam que eles têm uma ação pendente ou que há uma solicitação de atualização de status. Dá total transparência – posso ver tudo o que foi emitido como uma ação, comentários do revisor e onde está.

Desde a implementação do Sword Audit Manager para gerenciar nossos documentos de auditoria e conformidade, colhemos enormes benefícios. Curiosamente, eu diria que aumentamos a eficiência em pelo menos 30%.

Michael Hunter, Managing Director of Internal Audit, SDFCU

Os resultados

Com a eficiência geral como um dos principais benefícios, a equipe de auditoria SDFCU viu resultados tangíveis adicionais nos novos processos de trabalho.

Fluxos de trabalho simplificados, documentos padronizados e rastreamento preciso de revisões resultaram em um modelo de conformidade de auditoria abrangente e preciso. A adoção de práticas recomendadas por meio de seu sistema integrado de gerenciamento de conformidade e auditoria permite que a SDFCU atenda aos requisitos regulamentares e combine uma equipe de auditoria interna eficiente com empreiteiros especializados em parceria – o melhor dos dois mundos.

Principais benefícios

  • ‘One-stop-shop’ para documentação com registros precisos e atualizados dos documentos de trabalho do SDFU disponíveis.
  • Papéis e processos padronizados reduzem significativamente o tempo de administração da equipe.
  • A solução baseada em nuvem permite trabalhar ‘a qualquer hora, em qualquer lugar’, incluindo equipes de auditoria externa.
  • Os painéis na tela específicos do usuário atendem às necessidades de diferentes indivíduos para destacar problemas, itens para revisar ou atualizar.
  • Relatório de auditoria integrado e rastreamento de ação e relatórios personalizados permitem que a equipe de auditoria interna e contratados externos trabalhem em um único sistema compartilhado.
  • Os relatórios personalizados fornecem uma trilha de auditoria precisa das revisões de documentos exatamente de acordo com os requisitos do gerente SDFCU.
  • KPIs e estatísticas garantem que os dados principais sejam completos e que os documentos de auditoria estejam no caminho certo.

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