Thames Water

Água do Tamisa + Espada GRC

Ao analisar os dados desde a implementação do ARM, a Thames Water foi capaz de identificar riscos e custos associados em seus mais de 300 projetos

INDÚSTRIA

Serviços de água

LOCALIZAÇÃO

Reino Unido

NÚMERO DE EMPREGADOS

9000

Gestão de risco integral para negócios

A Thames Water é a maior provedora de serviços de água e esgoto do Reino Unido, fornecendo serviços de água e resíduos a 15 milhões de pessoas em Londres e no Vale do Tâmisa.

Para alcançar maior eficiência na entrega de seu plano de negócios estratégico, a Thames Water opera um modelo de aliança, o eight2O, para entregar projetos de desenvolvimento e manutenção de infraestrutura. A aliança inclui duas joint-ventures de projeto e construção consistindo em Costain, Atkins e Black & Veatch (CABV) e Skanska, MWH Treatment (agora Stantec) e Balfour Beatty (SMB).

O portfólio de projetos de infraestrutura de £ 1,7 bilhão faz parte do investimento de capital da Thames Water para seu programa de 2015-2020. Estabelecendo diretrizes para entrega, a organização identificou um requisito para uma ferramenta de software robusta para gerenciar riscos em todos os projetos. Seguindo um processo de avaliação rigoroso no qual um total de seis organizações foram selecionadas e três produtos demonstrados em detalhes, o Active Risk Manager (ARM) da Sword GRC foi selecionado por sua facilidade de uso e seu pedigree entre setores.

Deixamos claro como as organizações trabalham na aliança, e isso inclui o fornecimento de 'ferramentas profissionais para profissionais'. Precisávamos de uma ferramenta padrão da indústria para gerenciar riscos e escolhemos o Active Risk Manager. Queríamos gerenciar todos os aspectos do risco. Não estamos apenas gerenciando um pote de financiamento, mas identificando e gerenciando ativamente o risco no nível apropriado. Usar o ARM agora está gerando maturidade em nossa abordagem de risco.

Steve Wilson, Risk Lead, Eight20

Baseado na nuvem - fácil de acessar, fácil de usar

A capacidade do ARM de ser hospedado na nuvem foi importante para a organização, com os gerentes de projeto espalhados por uma ampla área geográfica. ARM Apps é um aplicativo da web fácil de usar que pode ser acessado por meio de uma intranet ou de dispositivos móveis. A implantação de ARM Apps permite que todos os gerentes de projeto, como principais proprietários do risco, usem o software, preenchendo-o com dados e executando relatórios.

Desde a implantação do ARM no início de 2017, o uso da solução foi incorporado ao processo de gerenciamento de projetos. Os gerentes de projeto usam o ARM para fornecer dados de risco à equipe de risco central que é responsável pelo risco corporativo e reporta aos executivos e ao conselho. Os gerentes de risco corporativo fornecem uma visão geral das práticas de risco e, para os projetos mais complexos, realizam análises de risco detalhadas usando simulações de Monte Carlo para tomar decisões de investimento sólidas.

Cada projeto tem uma equipe de liderança que cobre áreas especializadas como design, meio ambiente, comercial, saúde e segurança, operacional e gestão de clientes. Os gerentes de projeto trabalham com suas equipes de liderança para compreender e gerenciar o perfil de risco exclusivo de cada projeto.

Steve Wilson, líder de risco da Eight20, comentou: “A facilidade de uso foi um dos maiores motivadores. Se um produto não for fácil de usar, as pessoas não o usarão e os melhores relatórios só serão válidos se forem preenchidos com dados precisos. Usar ARM Apps significa que não há necessidade de os gerentes de projeto se tornarem especialistas em gerenciamento de risco. É intuitivo de usar e gostamos da sua configuração – permite-nos dar aos nossos gestores as ferramentas certas para o trabalho e tem havido um verdadeiro reconhecimento disso.

Os gerentes de projeto têm que administrar dados comerciais e técnicos complexos. Como gerentes de projeto, engenheiros e especialistas comerciais, sempre administramos o risco como uma questão de rotina. No entanto, queríamos uma ferramenta como o ARM para sistematizar o gerenciamento de riscos para impulsionar a conformidade, a visibilidade e as melhores práticas. “

A capacidade de relatório é realmente onde a solução ARM mostra seu pedigree, com um toque de um botão podemos relatar qualquer aspecto de um projeto, fornecendo-me efetivamente uma lista de prioridades sobre onde concentrar nosso tempo.

Steve Wilson, Risk Lead, Eight20

Maior visibilidade e simplicidade de relatórios

A qualquer momento a equipe de risco corporativo pode supervisionar todo o programa, atualmente temos 350 projetos ativos. A visibilidade centralizada e a ampla capacidade de relatórios do ARM fornecem à equipe um conjunto de relatórios que são projetados de acordo com os padrões e melhores práticas da indústria.

A funcionalidade de relatório fornece uma infinidade de opções para relatar sobre qualquer aspecto de um projeto. Desde o exame do desempenho geral de risco de um projeto individual até a análise de programas gerenciados por uma única joint venture ou gerente de projeto, a equipe é capaz de dividir e dividir os dados para atender às suas necessidades.

A maior visibilidade e automação de relatórios também melhoraram a produtividade, resultando em uma economia de tempo significativa. A solução ARM pode ser definida de forma proativa com vários parâmetros para priorizar quando os projetos devem ser revisados, por exemplo, quando os projetos estão chegando ao controle total. Isso permite que a equipe de nicho de gerentes de risco centralizados conduza ativamente revisões e intervenções oportunas em todos os projetos.

A funcionalidade de relatório nos deu a capacidade de revisar e restringir os KPIs para melhorar a conformidade. Os relatórios são fáceis de produzir e sua natureza gráfica os torna fáceis de entender. Os relatórios aprimorados e a visibilidade aumentada impulsionaram o tipo certo de comportamento, as equipes estão mais cientes da conformidade e têm sido extremamente positivas quanto à solução. ARM ajudou a impulsionar uma cultura de conformidade em todos os projetos.

Steve Wilson, Risk Lead, Eight20

Melhorando a conformidade

Por meio do uso consistente do ARM em todos os projetos, a empresa tem visibilidade completa de conformidade e pode garantir que os gerentes de projeto estejam aderindo aos altos padrões de gerenciamento de risco.

A solução ARM também permite que o eight2O estruture todos os projetos em uma hierarquia adequada que permite à equipe de risco corporativo acumular dados e fazer comparações semelhantes entre projetos, programas e joint ventures. A empresa tem 4 indicadores-chave de desempenho (KPIs) que se aplicam não apenas às 15 equipes de programa integradas, mas também às duas joint ventures. Os relatórios de painel padrão foram aprimorados para permitir que a equipe corporativa central meça o desempenho comparativo em relação ao desempenho anterior em toda a organização.

Uma abordagem qualitativa e quantitativa para gerenciar riscos

Os perfis de risco mudam por natureza durante o ciclo de vida do projeto devido a novos riscos sendo identificados e outros mitigados ou gerenciados, reduzindo sua exposição. Como resultado da implantação da ARM, a Thames Water está gerenciando o risco tanto quantitativa quanto qualitativamente. A pontuação de risco foi configurada na ARM para gerenciar custos e tempo, bem como riscos para saúde e segurança, meio ambiente, operações da Thames Water, regulamentação, clientes e reputação. Com a pontuação configurada no sistema, a equipe de risco é capaz de revisar mensalmente os principais riscos em todos os projetos e compará-los mês a mês, permitindo que a equipe ajude a priorizar análises aprofundadas em projetos quando necessário.

Identificando eventos de 'Cisne Negro'

Os eventos de ‘Cisne Negro’ são, por sua própria natureza, raros, mas têm um impacto extremo, eles têm algum nível de previsibilidade. eight2O está usando os mecanismos de pontuação dentro do ARM para identificar eventos de baixa probabilidade de alto impacto. Relatórios mensais são executados e apresentados às partes interessadas para remover a dependência apenas dos gerentes de projeto para destacar os riscos.

Notificação de alerta precoce

Além do gerenciamento de risco, o eight2O está usando o ARM para avisos antecipados aos gerentes do programa e, portanto, a Thames Water. Originalmente, a empresa buscou uma solução separada, mas o custo era proibitivamente caro. No entanto, a flexibilidade e configurabilidade inerentes do ARM permitiram que a equipe das 8₂O desenvolvesse a capacidade de avisos de alerta antecipado dentro do próprio ARM, resultando em uma solução totalmente integrada. Hoje, o eight2O tem um caminho de escalonamento definido para a administração de avisos de alerta antecipado, como uma mudança nos custos definidos além do limite aprovado ou quaisquer impactos na conclusão planejada.

Wilson comenta: “Habilitamos a funcionalidade de escalonamento no ARM para riscos e avisos de advertência antecipada. Conseguimos isso após uma pequena quantidade de trabalho de desenvolvimento interno na solução e ela foi tão bem-sucedida que estendemos nosso pedido de licença original para que pudéssemos estendê-la em toda a organização.

Para nós, o risco é inerentemente simples - trata-se de identificar os riscos certos e garantir que as respostas certas sejam gerenciadas. O ARM nos dá a escalabilidade de que precisamos para fazer exatamente isso.

Steve Wilson, Risk Lead, Eight20

Promover uma cultura de aprendizagem

A solução ARM forneceu inteligência que beneficiou a empresa no entendimento de futuras necessidades de financiamento. Ao analisar os dados desde a implementação do ARM, o eight2O foi capaz de identificar os riscos e custos associados em mais de 300 projetos. Esta informação foi benéfica ao revisar a próxima rodada de financiamento para 2020-2025, informando o processo com dados precisos e baseados em evidências e encorajando uma cultura de aprendizagem em Thames Water e eight2O.

Wilson conclui “Adquirimos o roteiro de produtos ARM, o que será útil enquanto olhamos para o próximo plano estratégico de cinco anos. A funcionalidade está lá e estamos analisando como podemos integrar outros aspectos do gerenciamento de incertezas.”

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