O gerenciamento de políticas é importante – explorando o papel do software de gerenciamento de políticas

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O gerenciamento de políticas é importante - explorando o papel do software de gerenciamento de políticas

As políticas são fundamentais para o GRC de uma organização. No entanto, sem uma arquitetura de tecnologia da informação eficaz, o gerenciamento eficaz de políticas – crucialmente para fornecer uma estrutura de governança, identificar e tratar riscos e definir conformidade – pode ser um campo minado.

Nesta postagem do blog, investigamos como o software de gerenciamento de políticas acaba com a abordagem aleatória que pode deixar as organizações tão expostas à responsabilidade corporativa e, em vez disso, sustenta uma estratégia coordenada para o desenvolvimento, manutenção, comunicação, comprovação e treinamento de políticas. Resumindo, como o software de gerenciamento de políticas ajuda a conduzir as melhores práticas de gerenciamento de políticas.

Software de gerenciamento de políticas – apoiando o ciclo de vida de gerenciamento de políticas

Não há dúvida de que as políticas são importantes. De acordo com Michael Rasmussen, GRC20 / 20, um especialista internacionalmente reconhecido em governança, gestão de risco e conformidade:

‘As políticas devem estar em vigor para que a organização possa:

  • Confiável alcançar objetivos
  • Gerenciar e controlar a incerteza
  • Salvaguarda o local de trabalho
  • Proteger a organização de riscos desnecessários
  • Garantir operações consistentes
  • Manter Valores éticos
  • Endereço obrigações de conformidade
  • Defender a organização deve pousar em águas legais e regulamentares turbulentas *

No entanto, normalmente, as organizações falham em centralizar documentos de política e procedimento e fornecer acesso universal a eles. Os arquivos de política geralmente estão desatualizados, inconsistentes e dispersos em compartilhamentos de arquivos, discos rígidos locais ou dispositivos individuais. Isso não apenas causa confusão para os funcionários que podem estar trabalhando com base em documentos de política antigos, que preocupantemente podem deixar de fazer referência aos padrões atuais ou regulamentações mais recentes, mas também leva os departamentos a seguirem direções políticas diferentes. Além disso, políticas ‘fraudulentas’ – documentos que podem ser criados por qualquer pessoa e denominados políticas – podem facilmente entrar em circulação. Como as políticas estabelecem um dever de cuidado, isso deixa as organizações consideravelmente vulneráveis à exposição e à responsabilidade.

Com regulamentos e legislações em constante mudança, não é suficiente hoje em dia simplesmente tornar as políticas acessíveis. As próprias políticas devem ser mantidas atualizadas, devem ser apresentadas em um formato padronizado para maior clareza e compreensão e devem refletir os requisitos legais, regulamentares ou contratuais atuais. A conformidade deve ser demonstrável a auditores, reguladores e outras partes interessadas.

Uma organização também deve ser capaz de provar o recebimento, afirmação e compreensão das políticas entre sua força de trabalho. Convém que quaisquer isenções, problemas ou investigações de políticas sejam documentadas e gerenciadas, pois, sem tal diligência, uma organização não pode identificar onde uma política pode estar falhando e resolver o problema.

Sem software de gerenciamento de políticas, é quase impossível para uma organização ser capaz de mostrar:

  • qual versão de uma política está em vigor
  • como foi comunicado
  • quem leu e foi treinado nisso
  • quem atestou isso
  • quaisquer isenções
  • como qualquer violação de política é monitorada ou qualquer resolução gerenciada

… Tudo o que seria necessário no caso de um processo corporativo e, além disso, deve ser mantido para governar com integridade.

Como os requisitos legais, regulamentares e de conformidade em diferentes setores continuam a evoluir, o imperativo é que as organizações acompanhem o ritmo da mudança de política, garantam a conformidade e limitem a responsabilidade sempre que possível.

Software de gerenciamento de políticas – os benefícios de uma solução ágil, em um relance

Uma solução comprovada de software de gerenciamento de políticas facilita o gerenciamento de processos de ciclo de vida e conteúdo de políticas. Ele traz uma abordagem estanque para a criação de informações, aprovação, manutenção e comunicação de políticas em toda a organização.

Escolha um software de gerenciamento de políticas, como Sword Policy Manager , e sua organização pode esperar:

  • Visibilidade da política por meio da centralização – todas as informações da política contidas em um só lugar
  • Maior controle, colaboração e transparência em torno das políticas
  • Um sistema de registro e uma trilha de auditoria de interações e exceções
  • Uma alternativa aos processos manuais de gerenciamento de políticas com suas armadilhas inerentes
  • Gerenciamento aprimorado de políticas por meio de uma plataforma intuitiva, colaborativa, totalmente auditável e controlada
  • Maior eficiência no tempo por meio de tarefas automatizadas, fluxo de trabalho e relatórios de políticas
  • Consistência e precisão das informações da política
  • Maior responsabilidade com trilhas de auditoria completas

Por que não ver como o software de gerenciamento de políticas desenvolvido especificamente para proteger sua organização de responsabilidades enquanto atende aos objetivos de GRC?

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* Fonte : Suas políticas são uma bagunça? Um labirinto de confusão? | GRC 20/20 Research, LLC