Gestão de risco: sete hábitos para projetos altamente eficazes

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Gestão de risco: sete hábitos para projetos altamente eficazes

“Projetos de sucesso são focados principalmente no sucesso, ao invés de evitar coisas que podem dar errado”, diz o consultor de soluções, Karl Magnuson, co-apresentador do Webinar Sword GRC, ‘7 hábitos para projetos altamente eficazes’, explorando as práticas de gerenciamento de risco que quando integrado ao gerenciamento de projetos do dia-a-dia, pode ajudar a garantir uma cultura de sucesso.

“Nós nos referimos a esses comportamentos como hábitos porque eles têm uma consistência e um caráter cultural para eles. Quando incorporados como parte do processo de gerenciamento de projetos – para projetos de qualquer tamanho – esses hábitos podem fazer uma enorme diferença ”, sugere Magnuson.

Nesta postagem do blog, revelamos os sete comportamentos que, se ainda não estiverem em uso, podem valer a pena direcionar para seus processos de gerenciamento de risco para obter melhores resultados do projeto.

HÁBITO 1 – RECONHECER RISCO

De acordo com o Diretor de Software Corporativo do Sword GRC, Mike Balut, o primeiro hábito é reconhecer o risco pelo que ele é – um resultado incerto. “Pode haver uma estrutura para gerenciamento de risco, mas às vezes essa orientação se refere ao risco apenas da perspectiva de uma perda ou outro resultado negativo. Assim como você não obtém sucesso simplesmente evitando o fracasso, o mesmo se aplica quando estamos tentando aumentar a probabilidade de concluir um projeto com sucesso ”, diz ele.

Baseando-se na definição de risco da ISO 3100: ‘o efeito da incerteza sobre os objetivos do negócio, tanto positivos quanto negativos’, ele sugere que, quando aplicamos essa definição a um projeto, os objetivos são o ‘estado final’ desejado; como marcos nas datas de entrega e conclusão do projeto dentro do orçamento previsto. Entre o embarque em um projeto e o estado final, existem inúmeras incertezas, incluindo atrasos, estouros de custo e problemas de qualidade. No entanto, ao mesmo tempo, existem oportunidades que podem levar a resultados favoráveis, como economia de custos, melhorias de qualidade e introdução de novas abordagens.

“Em última análise, é a conquista dessas oportunidades que leva a missões bem-sucedidas, pagamentos de bônus e um histórico de clientes satisfeitos”, diz Balut.

As ações realizadas ao longo do ciclo de vida de um projeto devem orientar-se para a obtenção de oportunidades, e isso é, com efeito, uma gestão de risco eficaz. “Infelizmente, em muitos projetos, o gerenciamento de risco é quase exclusivamente focado nas ameaças. Se quisermos obter melhores resultados de projeto, então é hora de começar a reconhecer todas as incertezas do projeto. Por que apenas pensar no que poderia impedir o resultado desejado do projeto?

“Os projetos mais bem-sucedidos que vemos estão relacionados a empresas que rastreiam métricas relacionadas à identificação de oportunidades, a proporção de ameaças para oportunidades e sua taxa de conversão para transformar oportunidades em benefícios alcançados. Para um maior sucesso do projeto, é fundamental que consideremos cada um dos resultados desejados e atuemos ativamente em nossas ideias para atingir o estado final desejado ”, aconselha.

HÁBITO 2 – TRACK RISK EM UM LUGAR

Todos os riscos reconhecidos devem ser registrados em um único sistema. “Com uma versão da verdade, podemos gastar tempo gerenciando ativamente os riscos, ao contrário da tarefa muito comum de administração de processos”, diz Balut. “Precisamos de flexibilidade para que todos possam identificar ameaças e oportunidades com rapidez, facilidade e o mais rápido possível. Com o processo e as ferramentas adequadas, podemos capturar facilmente os dados de risco relevantes, com a confiança de que estamos apoiando nossas necessidades de análise de risco do projeto e tomada de decisão baseada em risco para manter nosso projeto no caminho certo. ”

HÁBITO 3 – CONSIDERE CAUSAS E CONSEQUÊNCIAS

“Precisamos expandir nossa visão sobre o que causa os riscos e quais podem ser as consequências do risco percebido, para que possamos planejá-los. Basicamente, queremos planejar o melhor e nos preparar para o pior; no mundo da gestão de risco, isso significa que precisamos tomar ações proativas para prevenir as causas dos eventos negativos e promover as causas dos eventos positivos.

“Do lado das consequências, precisamos estar preparados para responder de forma rápida e pré-planejada para as consequências negativas e positivas. Conceitualmente, esse processo é conhecido como Análise de gravata borboleta – um processo simplificado pelo Active Risk Manager, a solução de gerenciamento de risco corporativo do Sword GRC ”, diz ele.

HÁBITO 4 – COMUNICAÇÃO CONSTANTE, CLARA

“A comunicação, a transparência e a abertura nos permitem lidar honestamente com as ameaças de vontade e estabelecer uma base firme para a mitigação subsequente. A comunicação de qualidade também nos ajuda a desenvolver oportunidades ”, explica Balut.

Princípios de comunicação sugeridos:

  1. Identifique as partes interessadas
  2. Conheça as principais informações e requisitos
  3. Aproveite as ferramentas de gerenciamento de risco
  4. Enfatize a transparência e a oportunidade

“Queremos ter uma cultura onde as pessoas possam comunicar os riscos que identificam, assim que os identificam”, aconselha Balut.

HÁBITO 5 – SAÍDAS DE DADOS E INSIGHTS ESPECÍFICAS

As saídas devem fornecer percepções significativas para ajudar as partes interessadas do projeto a ter um desempenho mais eficaz dentro de sua função no projeto. “A chave é fornecer as informações de uma maneira que seja completa, que estimule a ação e apoie a tomada de decisões – e você quer ser capaz de fazer isso sem que as pessoas tenham que vasculhar montanhas de relatórios e diferentes saídas de dados, talvez projetados para outros níveis de partes interessadas ”, diz ele.

Por exemplo, os analistas de risco de projeto precisam de uma visão muito detalhada dos dados de risco, que podem ser facilmente alcançados no ARM, o melhor software de gerenciamento de risco da classe Sword GRC, usando a análise de Monte Carlo. Os relatórios das partes interessadas no projeto podem ser formatados para fornecer análises quantitativas e qualitativas, além de métricas sobre a atividade do processo de risco.

HÁBITO 6 – APRENDA COM AS EXPERIÊNCIAS

“Embora os erros do passado frequentemente sejam algumas de nossas experiências mais memoráveis, queremos considerar todas as nossas experiências para evitar impactos negativos para o futuro e buscar resultados positivos que possamos ter experimentado antes”, aconselha Balut.

Algumas dicas úteis incluem:

  1. Resultados de documentos e resultados reais
  2. Analise esses resultados e resultados
  3. Criar e utilizar uma base de conhecimento / biblioteca de risco
  4. Desenvolva uma cadência regular de revisão de projeto

Balut recomenda que as revisões do projeto não sejam deixadas para o último estágio, especialmente em projetos longos que podem durar anos ou mesmo décadas no ciclo de vida. “Se você deixar a revisão para o final, estará deixando informações valiosas inexploradas”, ele avisa.

HÁBITO 7 – DESENVOLVA UMA CULTURA DE RISCO

Balut sugere que os primeiros seis hábitos detalhados devem fazer parte dos processos diários de gerenciamento de risco. Ele reconhece que o sétimo hábito, a criação de uma forte cultura de gestão de risco dentro da organização, não acontece da noite para o dia e a abordagem da equipe de liderança é fundamental para acertar a cultura de risco. “Tende a ser estimulado pelas perguntas que eles fazem, bem como pela maneira como respondem quando são apresentados a novas ameaças e oportunidades, porque é realmente mais sobre como as pessoas se comportam do que o que está escrito em uma política ou promovido por meio de um boletim informativo,” ele diz.

Uma cultura de gerenciamento de risco eficaz precisa fluir por todos os níveis da organização. Balut destaca: “O gerenciamento de riscos funciona melhor quando existe uma cultura de abertura e compartilhamento” e conclui: “Todos nós temos a responsabilidade de compartilhar lições aprendidas e ideias que podem ajudar a impulsionar um melhor desempenho do projeto. Com isso em mente, pedimos que todos vocês se tornem defensores da mudança e ajudem a criar uma cultura de gestão de risco mais eficaz dentro de sua organização. ”

Resumindo, Magnuson explica que esses hábitos são melhor incorporados tão profundamente na prática de gerenciamento de risco dentro da empresa que se tornam fundamentais. O resultado? “À medida que implementamos e desenvolvemos esses hábitos, veremos melhorias incrementais na qualidade de nossos projetos”, diz ele.

O cheio 7 hábitos para projetos altamente eficazes O webinar, incluindo e exemplos de como o software de gerenciamento de risco corporativo do Sword GRC pode ajudar a simplificar os processos, juntamente com exemplos do cliente das melhores práticas de gerenciamento de risco, está disponível para visualização, gratuitamente.

Consulte Mais informação Dicas importantes para o gerenciamento eficaz de riscos do projeto .