Thames Water

Eau de Tamise + Épée GRC

En analysant les données depuis la mise en œuvre d'ARM, Thames Water a été en mesure d'identifier les risques et les coûts associés à travers ses 300 projets et plus.

INDUSTRIE

Services d’eau

LIEU

Royaume-Uni

NOMBRE D'EMPLOYÉS

9000

Gestion des risques intégrée à l'entreprise

Thames Water est le plus grand fournisseur de services d’eau et d’assainissement du Royaume-Uni, fournissant des services d’eau et de gestion des déchets à 15 millions de personnes à Londres et dans la vallée de la Tamise.

Pour atteindre une plus grande efficacité dans la mise en œuvre de son plan d’affaires stratégique, Thames Water exploite un modèle d’alliance, huit2O, pour réaliser des projets de développement et de maintenance des infrastructures. L’alliance comprend deux coentreprises de conception et de construction composées de Costain, Atkins et Black & Veatch (CABV) et Skanska, MWH Treatment (maintenant Stantec) et Balfour Beatty (SMB).

Le portefeuille de 1,7 milliard de livres sterling de projets d’infrastructure fait partie de l’investissement en capital de Thames Water pour son programme 2015-2020. En définissant des lignes directrices pour la livraison, l’organisation a identifié la nécessité d’un outil logiciel robuste pour gérer les risques dans les projets. À la suite d’un processus d’évaluation rigoureux dans lequel six organisations au total ont été présélectionnées et trois produits ont été présentés en détail, Active Risk Manager (ARM) de Sword GRC a été sélectionné pour sa facilité d’utilisation et son pedigree intersectoriel.

Nous avons expliqué clairement comment les organisations travaillent dans l'alliance, et cela comprend la fourniture «d'outils professionnels pour les professionnels». Nous avions besoin d'un outil standard pour gérer les risques et avons choisi Active Risk Manager. Nous voulions gérer tous les aspects du risque. Nous ne gérons pas seulement un pot de financement, mais identifions et gérons activement les risques au niveau approprié. L'utilisation d'ARM conduit désormais à une maturité dans notre approche du risque.

Steve Wilson, Risk Lead, Eight20

Basé sur le cloud - facile d'accès, facile à utiliser

La capacité d’ARM à être hébergée dans le cloud était importante pour l’organisation, les chefs de projet étant répartis sur une vaste zone géographique. ARM Apps est une application Web facile à utiliser accessible via un intranet ou via des appareils mobiles. Le déploiement des applications ARM permet à tous les chefs de projet, en tant que principaux propriétaires des risques, d’utiliser le logiciel, de le remplir de données et d’exécuter des rapports.

Depuis le déploiement d’ARM début 2017, l’utilisation de la solution a été intégrée au processus de gestion de projet. Les chefs de projet utilisent ARM pour fournir des données sur les risques à l’équipe centrale des risques qui est responsable des risques d’entreprise et qui rend compte aux dirigeants et au conseil. Les gestionnaires des risques d’entreprise donnent un aperçu des pratiques de risque et pour les projets plus complexes, effectuent une analyse détaillée des risques à l’aide de simulations de Monte Carlo pour prendre des décisions d’investissement judicieuses.

Chaque projet dispose d’une équipe de direction couvrant des domaines spécialisés tels que la conception, l’environnement, le commercial, la santé et la sécurité, l’exploitation et la gestion des clients. Les chefs de projet travaillent avec leurs équipes de direction pour comprendre et gérer le profil de risque unique de chaque projet.

Steve Wilson, responsable des risques pour Eight20, a déclaré: «La facilité d’utilisation a été l’un des principaux moteurs. Si un produit n’est pas facile à utiliser, les gens ne l’utiliseront pas et les meilleurs rapports ne sont valables que s’ils contiennent des données précises. L’utilisation d’ARM Apps signifie que les chefs de projet n’ont pas besoin de devenir des experts en gestion des risques. Il est intuitif à utiliser et nous avons aimé sa configurabilité – cela nous permet de donner à nos gestionnaires les bons outils pour le travail et il y a eu une réelle reconnaissance de cela.

Les chefs de projet doivent gérer des données commerciales et techniques complexes. En tant que chefs de projet, ingénieurs et experts commerciaux, nous avons toujours géré les risques de manière routinière. Cependant, nous voulions un outil comme ARM pour systématiser la gestion des risques afin de favoriser la conformité, la visibilité et les meilleures pratiques. “

La capacité de rapport est vraiment l'endroit où la solution ARM montre son pedigree, en appuyant simplement sur un bouton, nous pouvons rendre compte de n'importe quel aspect d'un projet, me fournissant efficacement une liste de priorités sur où concentrer notre temps.

Steve Wilson, Risk Lead, Eight20

Visibilité et simplicité accrues des rapports

À tout moment, l’équipe de gestion des risques peut superviser l’ensemble du programme, nous avons actuellement 350 projets en cours. La visibilité centralisée et la capacité de reporting étendue dans ARM fournissent à l’équipe une suite de rapports conçus conformément aux normes de l’industrie et aux meilleures pratiques.

La fonctionnalité de rapport fournit une pléthore d’options pour rendre compte de n’importe quelle facette d’un projet. De l’examen de la performance globale des risques d’un projet individuel à l’examen des programmes gérés par une seule coentreprise ou chef de projet, l’équipe est en mesure de découper et de découper les données en fonction de leurs besoins.

La visibilité accrue et l’automatisation des rapports ont également amélioré la productivité, ce qui a permis de gagner du temps. La solution ARM peut être définie de manière proactive avec divers paramètres pour hiérarchiser le moment où les projets doivent être examinés, par exemple lorsque les projets atteignent une gouvernance complète. Cela permet à l’équipe spécialisée de gestionnaires de risques centralisés de mener activement des examens et des interventions en temps opportun dans tous les projets.

La fonctionnalité de reporting nous a donné la possibilité de revoir et de resserrer les KPI pour améliorer la conformité. Les rapports sont faciles à produire et leur nature graphique les rend faciles à comprendre. Les rapports améliorés et la visibilité accrue ont conduit au bon type de comportements, les équipes sont plus conscientes de la conformité et ont été extrêmement positives quant à la solution. ARM a contribué à promouvoir une culture de conformité dans tous les projets.

Steve Wilson, Risk Lead, Eight20

Améliorer la conformité

Grâce à l’utilisation cohérente d’ARM dans tous les projets, l’entreprise a une visibilité complète de la conformité et peut s’assurer que les gestionnaires de projet respectent les normes élevées de gestion des risques.

La solution ARM permet également à huit2O de structurer tous les projets dans une hiérarchie appropriée qui permet à l’équipe de gestion des risques de l’entreprise de regrouper les données et d’effectuer des comparaisons similaires entre les projets, les programmes et les coentreprises. La société dispose de 4 indicateurs de performance clés (KPI) qui s’appliquent non seulement aux 15 équipes de programme intégrées, mais également aux deux coentreprises. Les rapports du tableau de bord standard ont été améliorés pour permettre à l’équipe centrale de l’entreprise de mesurer les performances comparatives par rapport aux performances antérieures dans l’ensemble de l’organisation.

Une approche qualitative et quantitative de la gestion des risques

Les profils de risque par nature changent au cours du cycle de vie du projet en raison de l’identification de nouveaux risques et d’autres atténués ou gérés, ce qui réduit leur exposition. Grâce au déploiement d’ARM, Thames Water gère les risques tant quantitativement que qualitativement. La notation des risques a été configurée dans ARM pour gérer les coûts et le temps, ainsi que les risques pour la santé et la sécurité, l’environnement, les opérations de Thames Water, la réglementation, les clients et la réputation. Avec la notation configurée dans le système, l’équipe des risques est en mesure de passer en revue tous les mois les principaux risques dans tous les projets et de comparer mois après mois, ce qui permet à l’équipe d’aider à hiérarchiser les examens approfondis des projets en cas de besoin.

Identifier les événements 'Black Swan'

Les événements «Black Swan» sont, par leur nature même, rares mais ont un impact extrême, ils ont un certain niveau de prévisibilité. huit2O utilise les mécanismes de notation au sein d’ARM pour identifier les événements à faible probabilité d’impact élevé. Des rapports mensuels sont exécutés et présentés aux parties prenantes afin de ne plus dépendre des seuls chefs de projet pour mettre en évidence les risques.

Notification d'alerte précoce

En plus de la gestion des risques, huit2O utilise ARM pour les notifications d’alerte précoce aux responsables de programme, et donc Thames Water. À l’origine, l’entreprise a envisagé une solution distincte, mais le coût était prohibitif. Cependant, la flexibilité et la configurabilité inhérentes à ARM ont permis à l’équipe de 8 atO de développer la capacité d’avertissement précoce au sein d’ARM lui-même, aboutissant à une solution entièrement intégrée. Aujourd’hui, huit2O a un chemin d’escalade défini pour l’administration des avis d’alerte précoce, comme une modification des coûts définis au-delà du seuil approuvé ou tout impact sur l’achèvement prévu.

Wilson commente: «Nous avons activé la fonctionnalité d’escalade dans ARM pour les risques et les notifications d’alerte précoce. Nous avons pu y parvenir après un petit travail de développement en interne sur la solution et le succès a été tel que nous avons prolongé notre commande de licence initiale afin de pouvoir déployer plus largement dans toute l’organisation.

Pour nous, le risque est fondamentalement simple: il s'agit d'identifier les bons risques et de s'assurer que les bonnes réponses sont gérées. ARM nous donne l'évolutivité dont nous avons besoin pour y parvenir.

Steve Wilson, Risk Lead, Eight20

Conduire une culture d'apprentissage

La solution ARM a fourni des informations qui ont aidé l’entreprise à comprendre les besoins de financement futurs. En analysant les données depuis la mise en œuvre d’ARM, huit2O a été en mesure d’identifier les risques et les coûts associés sur plus de 300 projets. Ces informations ont été utiles lors de l’examen du prochain cycle de financement pour 2020-2025, en informant le processus avec des données précises et fondées sur des preuves et en encourageant une culture d’apprentissage dans Thames Water et eight2O.

Wilson conclut: “Nous avons adhéré à la feuille de route du produit ARM qui sera utile alors que nous attendons avec impatience le prochain plan stratégique quinquennal. La fonctionnalité est là et nous cherchons comment nous pouvons intégrer d’autres aspects de la gestion des incertitudes.”

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