State Department Federal Credit Union

Département d'État Federal Credit Union + Sword GRC

Comment le SDFCU a éliminé le besoin de classeurs d'audit pour cahiers à feuilles mobiles et est passé à l'utilisation d'un système central garantissant l'exactitude des données

INDUSTRIE

Services financiers

LIEU

Etats-Unis

NOMBRE D'EMPLOYÉS

200+

L'arrière-plan

La SDFCU est une institution financière à service complet appartenant à ses membres qui s’est engagée à servir plus de 86 000 membres dans le monde. Avec 1,9 milliard de dollars d’actifs, la SDFCU propose une large gamme de produits financiers et de services spéciaux qui répondent aux besoins diversifiés et uniques de ses membres partout dans le monde.

Le défi

La nécessité de gérer ses processus d’audit interne de manière efficiente, efficace et transparente, afin d’assurer une solide gestion des risques financiers et opérationnels et la conformité des audits, est essentielle à son activité.
La SDFCU dispose d’une fonction d’audit interne chargée des pratiques d’audit interne, ainsi que de la supervision des activités de l’auditeur des états financiers et de leurs rapports. En utilisant un modèle de dotation en co-sourcing, l’audit interne passe des contrats avec plusieurs cabinets d’audit pour réaliser son plan d’audit annuel.

Sword GRC a développé pour nous des approches et des solutions de système de travail afin de permettre à différents prestataires d'audit de fournir leurs produits de travail via Sword Audit Manager. La SDFCU souhaitait une vue d'ensemble cohérente de tous les documents d'audit, avec des flux de travail qui rationaliseraient les processus et la possibilité d'enregistrer tous les changements, mises à jour et approbations.

Michael Hunter, Managing Director of Internal Audit, SDFCU

La solution

SDFCU a choisi Sword Audit Manager (anciennement Galileo) pour le large éventail de fonctionnalités disponibles pour gérer les flux de travail et les documents dans ses processus d’audit complexes. SDFCU voulait utiliser toutes les fonctionnalités du logiciel; il a donc veillé à ce que lors de la configuration et de la mise en œuvre, les unités commerciales créées dans le système reflètent fidèlement sa structure organisationnelle.

Les activités ont été saisies qui correspondent à leurs propres tâches et processus, tandis que la fonction de réservation de feuille de temps est également utilisée pour garantir que le temps passé par les individus et les équipes est suivi par rapport aux codes budgétaires du projet. À l’aide des rapports, l’audit interne peut analyser le temps et les écarts par équipe, personne, activité, tâche et période.

Flux de travail rationalisés pour les processus d'audit

L’un des principaux avantages de SDFCU lors de l’utilisation du logiciel a été l’intégration avec les documents Word et Excel, et la possibilité de créer des modèles pour répondre à leurs besoins spécifiques. L’intégration permet à l’équipe d’audit d’extraire des données de son système et de remplir des champs dans des modèles Word qui contiennent déjà des informations standard sur l’organisation, la date et la version – des notes d’annonce aux ordres du jour des conférences et réunions. L’utilisation d’un système central rationalise les flux de travail, garantit l’exactitude des données et économise beaucoup de temps dans la création de documents. Les enregistrements papier et les copies de documents ne sont plus nécessaires, le flux de travail complet et les révisions étant documentés électroniquement. L’entreprise a éliminé le besoin de classeurs d’audit pour cahiers à feuilles mobiles.

Nous avons opté pour la solution cryptée basée sur le cloud afin qu'elle soit accessible depuis n'importe quel endroit et indépendamment de notre réseau informatique, ce qui facilite l'ajout d'utilisateurs, qu'ils soient internes ou externes à l'organisation. Cela conforte nos plans visant à engager plus de sous-traitants d'audit externe à l'avenir », a expliqué M. Hunter.

Michael Hunter, Managing Director of Internal Audit, SDFCU

Solution basée sur le cloud pour la flexibilité et l'évolutivité

La SDFCU dispose actuellement de 40 licences à l’usage de ses managers et directeurs internes, et de quatre cabinets d’audit co-sourcing. Elle a choisi la version cloud (logiciel en tant que service) de Sword Audit Manager pour offrir la flexibilité et la facilité de gestion des mises à niveau, des correctifs et des modifications. De plus, l’institution cherche à réduire le nombre de serveurs qu’elle gère.

Le système offre également la possibilité d’intégrer le module de gestion des risques Sword Operational Risk Manager (Magique) pour prendre en charge une méthodologie d’audit basée sur les risques, qui fait partie des futurs plans de la SDFCU. En tant que directeur général du bureau d’audit interne, Michael Hunter est déjà impliqué dans les activités de gestion des risques d’entreprise (GRE) de l’organisation – fournissant actuellement des services de conseil en GRE et des rapports au comité de gestion des risques d’entreprise de la SDFCU et au conseil d’administration.

Flux de travail rationalisés pour les processus d'audit

L’un des principaux avantages de SDFCU lors de l’utilisation du logiciel a été l’intégration avec les documents Word et Excel, et la possibilité de créer des modèles pour répondre à leurs besoins spécifiques. L’intégration permet à l’équipe d’audit d’extraire des données de son système et de remplir des champs dans des modèles Word qui contiennent déjà des informations standard sur l’organisation, la date et la version – des notes d’annonce aux ordres du jour des conférences et réunions. L’utilisation d’un système central rationalise les flux de travail, garantit l’exactitude des données et économise beaucoup de temps dans la création de documents. Les enregistrements papier et les copies de documents ne sont plus nécessaires, le flux de travail complet et les révisions étant documentés électroniquement. L’entreprise a éliminé le besoin de classeurs d’audit pour cahiers à feuilles mobiles.

Avec mon tableau de bord personnel, je pourrai intégrer le travail des sous-traitants externes co-sourcés, les propriétaires de documents et leur activité. Je suis déjà plus informé de ce qui est en cours d'élaboration ou si nous attendons un projet de rapport ou une discussion.

Michael Hunter, Managing Director of Internal Audit, SDFCU

Tableaux de bord personnalisés pour un suivi facile des actions

Un avantage clé de Sword Audit Manager est la possibilité de personnaliser les tableaux de bord pour que les individus et les gestionnaires vérifient les actions et surveillent les mises à jour. Il y a une transparence totale concernant les actions confiées à la direction et pour le suivi par le personnel d’audit désigné.

L’entreprise est également un défenseur de la fonction de marquage qui peut être intégrée aux flux de travail, pour afficher l’état d’un rapport ou d’un document à examiner ou la date d’achèvement requise – comme l’explique Michael. «Un grand avantage est les alertes et les notifications permettant aux propriétaires de savoir qu’ils doivent faire une action ou qu’une demande de mise à jour de statut est en cours. Cela donne une transparence totale – je peux voir tout ce qui a été publié comme une action, les commentaires des examinateurs et où il se trouve.

Depuis la mise en œuvre de Sword Audit Manager pour gérer nos documents d'audit et de conformité, nous avons récolté d'énormes avantages. Pour l'anecdote, je dirais que nous avons augmenté les efficiences d'au moins 30 p.

Michael Hunter, Managing Director of Internal Audit, SDFCU

Les resultats

L’efficacité globale étant l’un des principaux avantages, l’équipe d’audit de la SDFCU a constaté des résultats tangibles supplémentaires dans les nouveaux processus de travail.

Des flux de travail rationalisés, des documents standardisés et un suivi précis des révisions ont abouti à un modèle de conformité d’audit complet et précis. L’adoption des meilleures pratiques grâce à son système intégré de gestion de la conformité et de l’audit permet à SDFCU de répondre à ses exigences réglementaires et de combiner une équipe d’audit interne efficace avec des sous-traitants spécialisés en co-sourcing – le meilleur des deux mondes.

Avantages clés

  • «Un guichet unique» pour la documentation avec un enregistrement précis et actualisé des documents de travail de la SDFU disponibles.
  • Les documents et processus normalisés réduisent considérablement le temps d’administration du personnel.
  • La solution basée sur le cloud permet de travailler «à tout moment, n’importe où», y compris les équipes d’audit externe.
  • Les tableaux de bord à l’écran spécifiques à l’utilisateur répondent aux besoins de différentes personnes pour mettre en évidence les problèmes, les éléments à examiner ou à mettre à jour.
  • Le rapport d’audit intégré, le suivi des actions et les rapports personnalisés permettent à l’équipe d’audit interne et aux sous-traitants externes de travailler à partir d’un système unique et partagé.
  • Les rapports personnalisés fournissent une piste d’audit précise des révisions de documents exactement selon les exigences du gestionnaire SDFCU.
  • Les indicateurs de performance clés et les statistiques garantissent que les données clés sont complètes et que les documents d’audit sont sur la bonne voie.

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