Ameren Transmission

Ameren Transmission + Sword GRC

En utilisant ARM, Ameren Transmission a développé un véritable processus de `` leçons apprises '' qui capture, analyse et intègre les risques du projet et change les données rapidement et efficacement dans les opérations en cours.

INDUSTRIE

Énergie

LIEU

Etats-Unis

NOMBRE D'EMPLOYÉS

9,000

Le défi

Le déploiement réussi de l’outil de gestion des risques permet à une société de services publics américaine de premier plan de réduire de plus de 50% les budgets d’urgence standard de l’industrie.

Ameren gère le risque des projets d'immobilisations de plusieurs millions de dollars avec Active Risk Manager

Ameren Transmission Company of Illinois est une filiale en propriété exclusive d’Ameren Corporation, dédiée à l’investissement dans les infrastructures de transmission électrique. Il est responsable de l’expansion du système de transmission déjà robuste d’Ameren de plus de 7500 kilomètres de circuits de lignes de transmission à haute tension dans l’Illinois et le Missouri.

Au cours des dernières années, le nombre de projets d’immobilisations que la société exécute à un moment donné a augmenté de façon exponentielle – un exemple est le projet de transmission électrique de l’Illinois Rivers, long de 400 milles, qui a débuté en 2014.

La société a une forte culture de gestion des risques et a mis en place Active Risk Manager (ARM) de Sword GRC pour soutenir les opérations du projet. Ameren Transmission utilise les données de risque de projet historiques et actuelles stockées dans ARM pour identifier et atténuer les risques pour tous les projets dans les régions.

Suite au succès de l’utilisation d’ARM dans les processus clés du projet, le logiciel est désormais utilisé par l’équipe de gestion des risques d’entreprise d’Ameren Corp. Il a également récemment mis à niveau vers la dernière version, ARM 10, pour gérer un nouveau programme de contrôles internes dans toute l’entreprise afin de répondre aux exigences réglementaires de la North American Electric Reliability Corporation (NERC). Le NERC a été établi en tant qu’autorité de réglementation internationale à but non lucratif pour assurer la réduction des risques pour la fiabilité et la sécurité du réseau.

Chaque leçon et chaque élément d'intelligence que nous avons maintenant dans ARM nous utilisons pour prendre nos décisions encore plus intelligemment.

Darin Hendry, Supervisor, Capital & Risk Management, Ameren Transmission

Soutenir une culture de gestion des risques

Darin Hendry, superviseur, Capital & Risk Management, Ameren Transmission a déclaré: «Nous avons un portefeuille de capitaux de bien plus de 3 milliards de dollars et nous accordons une forte importance et valeur à la gestion et à l’analyse des risques. Nous utilisons la base de connaissances d’ARM pour stocker toutes les données et analyses relatives aux risques et avons développé des registres des risques pour tous les projets. Chaque leçon et chaque élément d’intelligence que nous avons maintenant dans ARM, nous utilisons pour prendre nos décisions encore plus intelligemment. »

Un avantage quantifiable qu’Ameren a réalisé est une réduction significative du budget de contingence requis, de la norme de l’industrie de 10% à 5% pour tous les projets. Avec une analyse plus approfondie des données de projet et de risque au sein d’ARM, Hendry est convaincu que cela sera encore réduit.

«Nous avons été en mesure de développer de manière significative des flux de trésorerie mensuels pour imprévus en fonction des besoins du projet, de renforcer notre compréhension du comportement à risque et des exigences du projet, réduisant avec précision l’allocation initiale pour imprévus de 5% (environ 40 millions de dollars) sur l’ensemble de notre portefeuille de projets. En outre, nos données indiquent que nous serons en mesure de réduire l’allocation initiale pour éventualités à 2,5% », a déclaré Hendry.

La sélection initiale d’ARM reposait sur l’exigence commerciale d’avoir une base de données centrale des risques pour stocker les données des projets précédents et être accessible pour la planification des risques futurs.

«La mise en œuvre a été effectuée dans les délais et dans les limites du budget. ARM fait tout ce que l’équipe Sword GRC a dit qu’il ferait. J’ai travaillé dans l’informatique dans le passé et de nombreuses entreprises affirment que leur logiciel est convivial, mais ARM l’est vraiment », a déclaré Hendry.

Nous suivons ce qui se passe et utilisons ensuite ces données dans ARM pour faire un retour d'information aux chefs de projet en tant que leçons apprises dans les registres des risques.

Darin Hendry, Supervisor, Capital & Risk Management, Ameren Transmission

Analyse complète des risques à partir d'une seule base de données centrale

En plus d’avoir une forte culture du risque au sein de l’organisation, Hendry attribue la conception de la base de connaissances au sein d’ARM comme la base d’une adoption réussie et des résultats.

Actuellement, ARM est utilisé pour gérer les risques pour entre 35 et 40 grands projets d’immobilisations. Un groupe de conformité au sein de l’entreprise supervise tous les grands projets, d’une valeur supérieure à 5 millions de dollars, avec des critères de gestion des risques intégrés, sur lesquels les gestionnaires des risques doivent rendre compte. Au sein de la base de connaissances se trouvent les données budgétaires, l’atténuation des risques et les renseignements, les déclencheurs et les contrôles pour identifier les risques, ainsi que les stratégies de réponse pour tous les projets, à court terme et pluriannuels.

«Nous avons reconnu que nous pourrions étendre l’utilisation des données du projet plus loin. Nous avons développé un processus de demande de changement de projet de transmission (PCR) utilisant ARM pour intégrer les processus de gestion des risques et des changements d’Ameren, fournissant une automatisation du flux de travail, des notifications électroniques en temps réel, des capacités de suivi et une analyse rapide et précise des données sur les risques », a expliqué Hendry

«Nous suivons ce qui se passe et utilisons ensuite ces données dans ARM pour transmettre aux chefs de projet les leçons apprises dans les registres des risques. Les chiffres réels historiques fournissent des indicateurs de ce qui pourrait arriver », a expliqué Hendry.

Après avoir initialement développé les registres des risques pour tous les projets et utilisé de manière intensive ARM, l’équipe a identifié une opportunité de développer un système de demande de changement de projet qui pourrait s’appuyer sur ces données de risque pour aider à identifier les risques et les coûts associés de tout changement nécessaire.

Des données précises soutiennent les décisions commerciales

Le processus de RAP a joué un rôle déterminant dans l’analyse de rentabilisation de la réduction des budgets d’urgence. L’utilisation et l’analyse des données de tendance du projet ont permis à l’équipe de projet d’identifier où les risques se produisaient et le montant du budget de contingence utilisé.

La classification des projets en fonction de différents facteurs – projets greenfield (construction de nouveaux développements), friches industrielles (réparation ou remplacement d’équipements ou d’immobilisations sur des sites existants), la période de l’année où le projet démarre (par exemple les dépendances météorologiques affectant les délais) a permis à l’équipe d’identifier d’éventuelles dépassements / problèmes qui pourraient entraîner des dépenses imprévues.

«En suivant les RAP à chaque fois, la contingence a été tirée vers le bas et le faire sur 12 mois ou plus nous a donné des données statistiquement solides pour présenter une analyse de rentabilisation sur le montant de contingence qui est nécessaire pour différents projets. Cela a contribué à nous donner la confiance nécessaire pour réduire notre provision pour dépenses imprévues d’env. 122 millions de dollars, que nous avons pu réaffecter en immobilisations tout en atteignant nos objectifs.

«Cela nous donne plus de flexibilité et de visibilité sur ce qui se passe et la capacité d’investir davantage dans nos projets d’infrastructure – ce qui à son tour profite à nos clients et à nos parties prenantes», a expliqué Hendry.

L'apprentissage organisationnel

Cette base de connaissances a également été inestimable au fur et à mesure que de nouveaux projets sont lancés. L’équipe de gestion des risques est en mesure de dessiner et de créer des registres des risques à partir de projets précédents, plutôt que d’avoir à commencer avec une feuille vierge. Les données peuvent être appliquées à tous les niveaux, du projet, du programme ou du portefeuille, donnant une visibilité complète des risques.

Un audit interne récent du projet Illinois Rivers a couvert la portée du programme, y compris le processus de gestion des risques et les leçons apprises, identifiant l’utilisation de l’ARM comme meilleure pratique.

Répondant à la manière dont les informations sur le projet ont été capturées et gérées, Hendry a expliqué à l’équipe d’audit comment l’utilisation d’ARM était intégrée dans les opérations, de sorte que les risques étaient identifiés de manière dynamique et les changements apportés en conséquence, plutôt qu’à la fin du projet.

«En utilisant ARM, nous avons développé un véritable processus de« leçons apprises »qui capture, analyse et intègre les risques de projet et les données de changement rapidement et efficacement dans les opérations en cours. En termes simples, nous avons développé un modèle d’apprentissage organisationnel puissant », a conclu Hendry.

Voulez-vous enregistrer ceci pour plus tard?

Téléchargez l’étude de cas.