La gestion des politiques est importante – Explorer le rôle des logiciels de gestion des politiques

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La gestion des politiques est importante - Explorer le rôle des logiciels de gestion des politiques

Les politiques sont fondamentales pour la GRC d’une organisation. Pourtant, sans une architecture informatique efficace, la gestion efficace des politiques (essentiellement pour fournir un cadre de gouvernance, identifier et gérer les risques et définir la conformité) peut être un champ de mines.

Dans cet article de blog, nous examinons comment le logiciel de gestion des politiques met fin à l’approche aléatoire qui peut exposer les organisations à la responsabilité des entreprises, et soutient plutôt une stratégie coordonnée pour l’élaboration, la maintenance, la communication, l’attestation et la formation des politiques. En bref, comment les logiciels de gestion des politiques contribuent à promouvoir les meilleures pratiques de gestion des politiques.

Logiciel de gestion des politiques – prenant en charge le cycle de vie de la gestion des politiques

Il ne fait aucun doute que les politiques sont importantes. Selon Michael Rasmussen, GRC20/20, un expert internationalement reconnu sur la gouvernance, la gestion des risques et la conformité :

«  Des politiques doivent être en place pour que l’organisation puisse:

  • De manière fiable atteindre les objectifs
  • Gérer et maîtriser l’incertitude
  • Sauvegarde le lieu de travail
  • Protéger l’organisation contre les risques inutiles
  • Assurer opérations cohérentes
  • Soutenir valeurs éthiques
  • Adresse obligations de conformité
  • Défendre l’organisation devrait atterrir dans des eaux juridiques et réglementaires turbulentes *

Pourtant, généralement, les organisations ne parviennent pas à centraliser les documents de politique et de procédure et à leur fournir un accès universel. Les fichiers de stratégie sont souvent obsolètes, incohérents et dispersés dans des partages de fichiers, des disques durs locaux ou des appareils individuels. Non seulement cela crée de la confusion pour les employés qui peuvent travailler à partir d’anciens documents de politique, qui, de manière inquiétante, peuvent ne pas faire référence aux normes actuelles ou aux réglementations les plus récentes, mais cela conduit les ministères à adopter des orientations politiques différentes. De plus, les politiques «voyous» – des documents qui peuvent être rédigés par n’importe qui et appelés politiques – peuvent facilement entrer en circulation. Puisque les politiques établissent un devoir de diligence, cela laisse les organisations considérablement vulnérables à l’exposition et à la responsabilité.

Avec une réglementation et une législation en constante évolution, il ne suffit pas de rendre les politiques accessibles. Les politiques elles-mêmes doivent être tenues à jour, doivent être présentées dans un format standardisé pour plus de clarté et de compréhension, et elles doivent refléter les exigences légales, réglementaires ou contractuelles en vigueur. La conformité doit pouvoir être démontrée aux auditeurs, aux régulateurs et aux autres parties prenantes.

Une organisation doit également être en mesure de prouver la réception, l’affirmation et la compréhension des politiques parmi ses effectifs. Toute exemption, problème ou enquête de politique doit être documenté et géré car sans une telle diligence, une organisation ne peut pas identifier où une politique peut échouer et résoudre le problème.

Sans logiciel de gestion des politiques, il est presque impossible pour une organisation de pouvoir montrer:

  • quelle version d’une politique est en vigueur
  • comment il a été communiqué
  • qui l’a lu et y a été formé
  • qui l’a attesté
  • toutes les exemptions
  • comment toute violation de politique est surveillée ou toute résolution gérée

… Tout ce qui serait nécessaire en cas de poursuite contre une société, et de plus, devrait être maintenu afin de gouverner avec intégrité.

Alors que les exigences légales, réglementaires et de conformité dans les différents secteurs continuent d’évoluer, il est impératif que les organisations suivent le rythme des changements de politiques, garantissent la conformité et limitent la responsabilité dans la mesure du possible.

Logiciel de gestion des politiques – les avantages d’une solution agile, en un coup d’œil

Une solution logicielle éprouvée de gestion des politiques facilite la gestion des processus du cycle de vie des politiques et du contenu des politiques. Il apporte une approche étanche à la création d’informations, à l’approbation, à la maintenance et à la communication des politiques à l’échelle de l’organisation.

Choisissez un logiciel de gestion des politiques, tel que Gestionnaire de politique d’épée , et votre organisation peut espérer:

  • Visibilité des politiques grâce à la centralisation – toutes les informations sur les politiques et contenues dans un seul endroit
  • Contrôle, collaboration et transparence accrus autour des politiques
  • Un système d’enregistrement et une piste d’audit des interactions et des exceptions
  • Une alternative aux processus manuels de gestion des politiques avec leurs pièges inhérents
  • Gestion améliorée des politiques via une plateforme intuitive, collaborative, entièrement auditable et contrôlée
  • Une plus grande efficacité dans le temps grâce à des tâches automatisées, un flux de travail et des rapports sur les politiques
  • Cohérence et exactitude des informations sur les politiques
  • Une plus grande responsabilité avec des pistes d’audit complètes

Pourquoi ne pas voir comment un logiciel de gestion de politique spécialement conçu peut protéger votre organisation contre la responsabilité tout en atteignant vos objectifs GRC?

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* La source : Vos politiques sont-elles un gâchis? Un labyrinthe de confusion? | Recherche GRC 20/20, LLC