Gestion du cycle de vie des politiques – la vérité

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Gestion du cycle de vie des politiques - la vérité

Qu’elles soient axées sur l’entreprise, le risque ou la réglementation, elles fournissent des principes directeurs ou définissent les dernières exigences législatives, les politiques font partie intégrante de la vie de l’entreprise. Pourtant, sans une gestion efficace, les politiques peuvent rapidement devenir obsolètes, inefficaces ou ne plus être adaptées aux besoins changeants de l’entreprise. Dans ce blog, nous explorons ce que recouvre le terme «cycle de vie des politiques», pourquoi la gestion de l’ensemble du cycle de vie est importante et comment les logiciels de gestion des politiques peuvent rendre les processus plus efficients, efficaces et agiles.

Le succès des politiques et des procédures repose souvent sur l’approche d’une organisation en matière d’élaboration de politiques, la publication de documents de politique, l’adoption de politiques et leur révision continue – le processus collectivement connu sous le nom de gestion du «cycle de vie» de la politique.

Selon Michael Rasmussen, The GRC Pundit *, la plupart des organisations “ ne parviennent pas à gérer le cycle de vie des politiques ” et cela “ ouvre les portes de la responsabilité car une organisation peut être tenue responsable des politiques qu’elle a en place mais ne sont pas appropriées ou non conforme. » Certes, un défi majeur pour les entreprises aujourd’hui est la capacité de démontrer la conformité et les meilleures pratiques aux auditeurs et aux régulateurs. Cela étant, une gestion efficace des politiques devrait «commencer par une approche basée sur le cycle de vie de la gestion des politiques. Il s’agit du processus de gestion et de maintien des politiques tout au long de leur utilisation efficace au sein de l’organisation ».

De l’élaboration des politiques à l’examen et à la maintenance

En résumé, la gestion du cycle de vie des politiques peut être décomposée en les phases clés suivantes:

Création de politique – des politiques peuvent être nécessaires pour un certain nombre de raisons; pour répondre aux exigences réglementaires, pour remplir les obligations des partenaires commerciaux, pour assurer les meilleures pratiques, pour inculquer des valeurs d’entreprise pour n’en citer que quelques-unes. Une fois que le besoin d’une politique est défini, les entreprises peuvent désigner des propriétaires de politique qui assumeront le rôle de mise en œuvre des politiques et de leur surveillance au sein de l’organisation. Ensuite, la rédaction des politiques: l’objectif est de s’assurer que les politiques sont claires et faciles à comprendre, idéalement cohérentes en termes de format, de style et de langage pour les autres. Une fois rédigée, la politique sera approuvée par les parties prenantes respectives avant d’être mise en circulation. La création de politiques est généralement un processus itératif avant qu’un consensus ne soit atteint sur le fait que la politique est adaptée à l’entreprise.

Communication politique – Le GRC Pundit suggère que cette phase devrait inclure trois sous-phases : publication, formation et attestation. En ce qui concerne la publication, «de nombreuses organisations ont des systèmes dispersés pour publier des politiques et des procédures sans une seule source faisant autorité». Non seulement cela rend la gestion des politiques difficile, mais cela signifie que davantage de politiques deviennent obsolètes. La meilleure pratique suggérée est d’avoir logiciel de gestion des politiques , «un moteur de publication de politiques unique dans lequel tout individu au sein de l’organisation peut se connecter et voir toutes les politiques qui s’appliquent à son rôle spécifique.»

La formation est importante car les entreprises doivent être en mesure de montrer activement que les gens comprennent une politique et ce qu’on leur demande. Après avoir lu une politique et suivi une formation, l’attestation de la politique – la preuve de son adhésion – doit être suivie.

Gestion des politiques – cette phase du cycle de vie des politiques comprendra la surveillance continue de la conformité aux politiques. Tout cas de non-conformité ou de violation de politique doit être consigné et pris en compte lorsque la politique est examinée. Si une organisation accorde la non-conformité à une politique pendant une période de temps définie, encore une fois, idéalement, cela devrait être documenté.

Maintenance de la politique – la phase finale, au cours de laquelle les politiques sont régulièrement examinées par rapport aux objectifs commerciaux qui les orientent. Est-il toujours efficace, doit-il être révisé de quelque manière que ce soit ou doit-il être conservé et réautorisé tel quel? La meilleure pratique consiste à archiver chaque stratégie ou version d’une stratégie pour référence future. «Quand une organisation a connaissance d’un incident ou qu’un régulateur a une question, il est nécessaire d’avoir une vue complète de l’historique de la politique – le propriétaire, qui l’a lu, qui a été formé, qui a attesté et sur quelle version de la politique.’

Une solution agile? Logiciel de gestion des politiques

Adopter une approche ad hoc de la gestion des politiques peut rendre une entreprise vulnérable à la responsabilité. La solution? L’outil administratif entièrement intégré de Sword GRC permet de contrôler les politiques et procédures d’une organisation tout au long du cycle de vie, afin de garantir une bonne gouvernance et une conformité totale.

Sword Policy Manager fournit une méthodologie complète pour développer, mettre en œuvre et améliorer les politiques, y compris l’attestation.

Avantages en un coup d’œil

  • Atteindre les objectifs de manière fiable
  • Gérer et contrôler l’incertitude
  • Protégez le lieu de travail
  • Protégez l’organisation des risques inutiles
  • Assurer des opérations cohérentes
  • Défendre les valeurs éthiques
  • Répondre aux obligations de conformité
  • Défendre l’organisation si elle atterrit dans des eaux juridiques et réglementaires turbulentes

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* Définition d’un cycle de vie de gestion des politiques | Recherche GRC 20/20, LLC