Sword Audit Manager

Sword Audit Manager

Solución totalmente automatizada e integrada para el ciclo de vida de la auditoría interna​

Sword Audit Manager es un sistema totalmente integrado de Gestión de Auditorías, Documentos de Trabajo, Seguimiento de Acciones y Reportes, que se adapta a las necesidades precisas de una Auditoría Interna, Investigaciones, Cumplimiento, u otros departamentos orientados a proyectos.

Cuando se integra con la Gestión de Riesgos, proporciona una metodología completa de auditoría basada en el riesgo para planificar a partir del registro de riesgos y retroalimentar los resultados de la auditoría al registro. El sistema cubre la Planificación Estratégica y la Planificación Anual, incluyendo el Trazado de Garantías que asegura la focalización de las áreas de alto riesgo mientras se mantiene la cobertura y la recopilación y el procesamiento de la información. Supervisión y seguimiento de la actividad, garantizando que los problemas y los retrasos se identifiquen y se atiendan lo antes posible con la Gestión de Recursos, la Planificación y el Registro de Tiempos para garantizar un uso eficaz de los recursos.​

Una serie de papeles de trabajo que pueden configurarse según las necesidades. Un conjunto opcional de papeles de prueba de control a partir de bibliotecas de pruebas estándar, registros de riesgo y ejercicios de conformidad con las políticas. Todos los documentos de trabajo incluyen opciones de enlaces integrados, hipervínculos y archivos adjuntos.​

Sword Audit Manager

Su solución para una Auditoría y Aseguramiento eficaz

Características de Sword Audit Manager​

Planeamiento de la Auditoría

Sword Audit Manager ofrece una funcionalidad para la planificación estratégica de las actividades a lo largo de varios periodos y la generación del plan de trabajo anual en apoyo de una metodología de auditoría basada en el riesgo. También proporciona un seguimiento y reportabilidad detallada para todas las actividades, tanto las planificadas como las no planificadas. Además, Sword Audit Manager permite una planificación y gestión de auditorías Ágil, reaccionando a la información o a las solicitudes recibidas de la empresa.

Información / Observación del Entorno
  • Módulo para registrar la información registrada o informada por la empresa o a través de la observación del entorno.
  • Capacidad para evaluar el riesgo de la información según parámetros configurables.
  • Incorporación de la información a los planes de auditoría.
  • Analizar las tendencias y los temas de la información.
Planificación estratégica
  • Priorización del trabajo de auditoría para optimizar la cobertura de riesgos y controles y maximizar la garantía ofrecida sobre la evaluación de los riesgos por parte de la dirección. ​
  • Múltiples opciones para vincular los riesgos al universo de auditoría si se utiliza Sword Operational Risk Manager para el registro de riesgos.
  • Modelo de Evaluación de Riesgos de Necesidades de Auditoría configurado según su metodología.
  • Historial de puntuaciones de las evaluaciones de necesidades.
  • Rutinas de programación de actividades para optimizar la planificación.
  • Equilibrio de las actividades planificadas con los recursos de auditoría disponibles para garantizar que sean realistas.
  • Información sobre la evaluación de riesgos y su incorporación a los planes.
Gestión de Recursos​

La funcionalidad de gestión de recursos facilita la optimización de los mismos, así como el desarrollo de las habilidades y experiencias del personal.

  • Módulo de recursos y habilidades del personal.
  • Presupuesto anual y seguimiento del personal opcionales para ayudar a la planificación estratégica y a la asignación del trabajo.
  • Sistema de planificación del personal que incluye diagramas de Gantt para mostrar la asignación del trabajo, la disponibilidad y los conflictos de tiempo.
  • Sistema de registro de horas semanales.
  • Incluye la programación y el registro de las funciones de aseguramiento y administrativas.
  • Análisis de tiempos y desviaciones por equipo, individuo, actividad, tarea y periodo.
  • Reportes de utilidad y previsión para ayudar a la optimización de los recursos.
Planes anuales y seguimiento detallado de las actividades​

La funcionalidad de gestión de recursos facilita la optimización de los recursos, así como el desarrollo de las habilidades y experiencias del personal.

  • Planificación de actividades, incluidas las auditorías, las revisiones de conformidad, las investigaciones, los proyectos y las funciones administrativas.
  • Seguimiento del progreso con hitos/puntos de progreso objetivo, revisados y reales que permiten identificar las actividades atrasadas en cualquier etapa.​
  • Generación de los términos de referencia y otra correspondencia de actividades.​
  • Presupuesto del plan anual y reportes de avance.​
  • Gestión de los presupuestos de contingencia.​
  • Funciones de procesamiento y reporte de fin de ejercicio.​
  • Análisis y reporte de actividades por categorías definidas por el usuario.​
  • Resumen de auditoría para los reportes de fin de ejercicio.​
Sistema de Papeles de Trabajo

El programa incluye un sistema versátil de papeles de trabajo con una amplia gama de papeles de trabajo estándar y opcionales.

  • Biblioteca para documentos de trabajo estándar y material de referencia.​
  • Diversos tipos de documentos de trabajo, como la Matriz de Riesgos y Controles, los Cronogramas de Resultados, las Listas de Verificación, las Pruebas de Seguimiento, los Documentos de Planificación y otros tipos de documentos de trabajo configurables según las necesidades.
  • Asignación opcional de documentos de trabajo al personal.
  • Posibilidad de referenciar automáticamente los documentos de trabajo.
  • Vínculos con Sword Operational Risk Manager para generar documentos de trabajo de riesgos, controles y, opcionalmente, pruebas identificadas por la gerencia.
  • Enlace cruzado entre cualquier documento de trabajo.
  • Carga de archivos adjuntos para pruebas de auditoría.
  • Exportación de todos los documentos de trabajo a plantillas de MS Word y Excel.
  • Revisión y aprobación electrónica de los documentos, incluida la generación y el seguimiento de los puntos de revisión.
  • Visualización de todos los documentos no firmados para una auditoría.
  • Paneles de control para tareas y flujo de trabajo.
  • Reporte de los problemas/aspectos de los documentos de trabajo en todas las auditorías.​
  • Generación de medidas o acciones adicionales necesarias de cualquier documento de trabajo en el que se identifiquen deficiencias.
  • Opción de registrar por separado los problemas, los hallazgos y las acciones.
  • Sistema completo de Seguimiento de Incidencias y Acciones.
  • Modelo de seguridad integral.
Generación de Reportes de Auditoría y Seguimiento de Acciones​

La generación automática del reporte de auditoría basado en el resumen ejecutivo y la lista de acciones generadas a partir de los documentos de trabajo de la auditoría mejora tanto la eficiencia como la estandarización de la auditoría. Las acciones de riesgo y de auditoría se reportan y rastrean juntas a través del área de seguimiento de acciones.​

  • Búsqueda de un programa de discusión. Generación automática del reporte final de la auditoría/actividad en MS Word, Excel o PowerPoint.​
  • Posibilidad de múltiples plantillas para diferentes estilos de reporte.​
  • Respuesta en línea de los dueños de las acciones.
  • Análisis y reporte de problemas comunes.
  • Alerta por correo electrónico de las acciones atrasadas.
  • Alerta proactiva de elementos pendientes.
  • Indicadores Clave de Desempeño (KPIs) y estadísticas de los tiempos de despacho de las acciones.
  • Amplia seguridad de acceso.
  • Existe una amplia lista de reportes disponibles, así como herramientas de reporte para el usuario final para elaborar sus propios reportes.
Cuestionarios de Actividad Contabilizada

Cuestionarios de la actividad contabilizada para obtener la opinión de la empresa sobre los beneficios de la auditoría/actividad y para identificar los puntos en los que se podría mejorar a través de la capacitación o de nuevas discusiones con la empresa.

  • Cuestionario administrado por la organización con hasta 60 preguntas.
  • Configurado según su sistema de puntuación.
  • Cumplimentación opcional en línea por parte de la empresa.
  • Comentarios opcionales por pregunta. Análisis de los resultados por unidad de negocio, actividad, responsable, auditor principal, empleados y pregunta.
KPIs y estadísticas

En todo el sistema se generan indicadores clave de rendimiento y estadísticas estándar y específicas de la organización.​

  • Vistas de mantenimiento de datos para asegurar que los datos clave están completos antes de la generación de los reportes.
  • Filtro de datos para la emisión de reportes, incluyendo por período, equipo, gerente, región, etc. Fácil identificación de las áreas problemáticas.
  • Exportación de estadísticas a MS Excel para la elaboración de gráficos, análisis adicionales y reportes.
  • Exportación de datos a tableros de mando.
  • Auditoría del desempeño con respecto a los plazos.
  • Progreso con respecto al presupuesto.
  • Configurable por su Administrador.
Reportabilidad

El sistema admite una amplia gama de opciones de reportes estándar y personalizados para asegurar que se cumplan sus requerimientos exactos de reportabilidad y el sistema incluye más de 300 reportes estándar que pueden ser adaptados para cumplir con sus requerimientos exactos ya sea por sus Administradores o por su equipo de implementación.

Dado que los datos se guardan en una única base de datos SQL, es posible elaborar reportes multidimensionales a través de una serie de herramientas y opciones de reporte que incluyen:

  • Reportes de tableros de mando con múltiples componentes. ​
  • Exportación de cualquier dato filtrado a MS Excel.
  • Exportación de los datos seleccionados a plantillas de MS Excel/MS Word/ MS PowerPoint.
  • Mapas de calor y “Blob-Reports” de riesgos. Generador de reportes “Click and Drag” para usuarios finales.
  • Integración con la herramienta Tableau Visualization.
Cuestionarios

Un sistema en línea para diseñar y emitir cuestionarios, cotejando la certificación de las respuestas de las unidades de negocio.

  • Genere encuestas para las Unidades de Negocio y los usuarios de la empresa de forma ad hoc o cíclica.
  • Diseñe, almacene y mantenga una biblioteca de cuestionarios para enviarlos cuando sea necesario.
  • Seleccione entre una gama de tipos de respuesta y criterios de validación.
  • Notificaciones y recordatorios por correo electrónico a los encuestados.
  • Respuestas en línea por parte de la dirección, incluyendo respuestas de respaldo con comentarios.
  • Control total del progreso de aprobación y seguimiento de las respuestas.
  • Análisis de las respuestas, incluidos reportes de tendencias de las respuestas a lo largo de los períodos.
  • Cuestionarios adicionales ad hoc para recabar opiniones sobre el entorno de control, el apetito de riesgo, el cumplimiento o para cualquier propósito.
Paneles de Control y Alertas

Paneles de Control en pantalla específicos para cada usuario, configurados para satisfacer las necesidades y la función de cada uno de ellos, con el fin de resaltar los problemas, los elementos que deben ser revisados o actualizados, las tendencias y los cambios significativos.

  • ​ Múltiples paneles de control disponibles por usuario.
  • Paneles de Control configurados por el Administrador para satisfacer las necesidades exactas del usuario.​
  • Listas de elementos o análisis gráficos disponibles dentro de los paneles de control.
  • Alertas por correo electrónico en todo el sistema con enlaces a los elementos que requieren atención.
  • Soporta tanto los correos electrónicos creados manualmente como los programados.
  • Registros de los correos electrónicos enviados y recibidos.

Existe una forma mejor de gestionar riesgos.​

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