State Department Federal Credit Union

Cooperativa de Crédito Federal del Departamento de Estado + Espada GRC

Cómo SDFCU eliminó la necesidad de carpetas de auditoría de cuadernos de hojas sueltas en papel y pasó al uso de un sistema central que garantiza la precisión de los datos

INDUSTRIA

Servicios financieros

LOCALIZACIÓN

Estados Unidos

NÚMERO DE EMPLEADOS

200+

El fondo

SDFCU es una institución financiera de servicio completo propiedad de sus miembros que se compromete a servir a más de 86.000 miembros en todo el mundo. Con $ 1.9 mil millones en activos, SDFCU ofrece una amplia gama de productos financieros y servicios especiales que abordan las necesidades diversas y únicas de sus miembros en todo el mundo.

El reto

Es fundamental para su negocio la necesidad de gestionar sus procesos de auditoría interna de manera eficiente, eficaz y transparente, para garantizar una sólida gestión de riesgos financieros y operativos y el cumplimiento de las auditorías.
La SDFCU tiene una función de auditoría interna responsable de las prácticas de auditoría interna, además de supervisar las actividades del auditor de estados financieros y sus informes. Utilizando un modelo de contratación de personal de contrataciones, auditoría interna contrata a varias firmas de auditoría para cumplir con su Plan de auditoría anual.

Sword GRC ha desarrollado enfoques y soluciones de sistemas de trabajo para que los diferentes contratistas de auditoría puedan entregar sus productos de trabajo a través de Sword Audit Manager. SDFCU quería una descripción general coherente de todos los documentos de auditoría, con flujos de trabajo que agilizaran los procesos y la capacidad de registrar todos los cambios, actualizaciones y aprobaciones.

Michael Hunter, Managing Director of Internal Audit, SDFCU

La solución

SDFCU eligió Sword Audit Manager (anteriormente Galileo) por la amplia gama de funciones disponibles para administrar los flujos de trabajo y documentos en sus complejos procesos de auditoría. SDFCU quería utilizar la funcionalidad completa del software; por lo que se aseguró de que durante la configuración e implementación las unidades de negocio creadas en el sistema reflejaran con precisión su estructura organizativa.

Se aportaron actividades que coincidían con sus propias tareas y procesos, mientras que la función de reserva de hojas de horas también se utiliza para garantizar que el tiempo dedicado por las personas y los equipos se controle con los códigos de presupuesto del proyecto. Con los informes, Auditoría Interna puede analizar el tiempo y las variaciones por equipo, persona, actividad, tarea y período.

Flujos de trabajo optimizados para procesos de auditoría

Uno de los beneficios clave para SDFCU al utilizar el software ha sido la integración con documentos de Word y Excel, y la capacidad de crear plantillas para satisfacer sus requisitos específicos. La integración permite al equipo de auditoría extraer datos de su sistema y completar campos dentro de las plantillas de Word que ya tienen información estándar de organización, fecha y versión, desde notas de anuncios hasta agendas de conferencias y reuniones. El uso de un sistema central agiliza los flujos de trabajo, garantiza la precisión de los datos y ahorra una cantidad significativa de tiempo en la creación de documentos. Los registros en papel y las copias de documentos ya no son necesarios, con todo el flujo de trabajo y las revisiones documentadas electrónicamente. El negocio ha eliminado la necesidad de carpetas de auditoría de cuadernos de hojas sueltas.

Optamos por la solución encriptada basada en la nube para que sea accesible desde cualquier ubicación e independiente de nuestra red de TI, lo que facilita la incorporación de usuarios, ya sea dentro o fuera de la organización. Esto respalda nuestros planes de involucrar a más contratistas de auditoría externa en el futuro ”, explicó el Sr. Hunter.

Michael Hunter, Managing Director of Internal Audit, SDFCU

Solución basada en la nube para flexibilidad y escalabilidad

SDFCU tiene actualmente 40 licencias para uso de sus gerentes y directores internos, y cuatro firmas de auditoría de co-contratación. Eligió la versión basada en la nube (software como servicio) de Sword Audit Manager para brindar la flexibilidad y la facilidad de administrar actualizaciones, parches y cambios. Asimismo, la institución busca reducir la cantidad de servidores que administra.

El sistema también ofrece la opción de integrarse con el módulo de gestión de riesgos Sword Operational Risk Manager (Magique) para respaldar una metodología de auditoría basada en riesgos, que forma parte de los planes futuros de SDFCU. Como Director Gerente de la Oficina de Auditoría Interna, Michael Hunter ya está involucrado en las actividades de gestión de riesgos empresariales (ERM) de la organización, actualmente brinda servicios de asesoría de ERM e informes de informes al Comité de Gestión de Riesgos Empresariales de SDFCU y a la Junta Directiva.

Flujos de trabajo optimizados para procesos de auditoría

Uno de los beneficios clave para SDFCU al utilizar el software ha sido la integración con documentos de Word y Excel, y la capacidad de crear plantillas para satisfacer sus requisitos específicos. La integración permite al equipo de auditoría extraer datos de su sistema y completar campos dentro de las plantillas de Word que ya tienen información estándar de organización, fecha y versión, desde notas de anuncios hasta agendas de conferencias y reuniones. El uso de un sistema central agiliza los flujos de trabajo, garantiza la precisión de los datos y ahorra una cantidad significativa de tiempo en la creación de documentos. Los registros en papel y las copias de documentos ya no son necesarios, con todo el flujo de trabajo y las revisiones documentadas electrónicamente. El negocio ha eliminado la necesidad de carpetas de auditoría de cuadernos de hojas sueltas.

Con mi panel de control personal, podré incorporar el trabajo de contratistas externos, propietarios de documentos y su actividad. Ya estoy más informado sobre lo que se está desarrollando o si estamos esperando un borrador de informe o discusión.

Michael Hunter, Managing Director of Internal Audit, SDFCU

Paneles de control personalizados para un fácil seguimiento de las acciones

Un beneficio clave de Sword Audit Manager es la capacidad de personalizar los paneles de control para que las personas y los gerentes verifiquen las acciones y monitoreen las actualizaciones. Existe total transparencia en las acciones asignadas a la gerencia y para el seguimiento por parte del personal de auditoría designado.

La empresa también aboga por la función de marcado que se puede incorporar en los flujos de trabajo, para mostrar el estado de un informe o documento para su revisión o la fecha de finalización requerida, como explica Michael. “Un gran beneficio son las alertas y notificaciones para que los propietarios sepan que tienen una acción pendiente o que hay una solicitud de actualización de estado. Brinda una transparencia total: puedo ver todo lo que se emitió como una acción, los comentarios de los revisores y dónde se encuentra.

Desde que implementamos Sword Audit Manager para administrar nuestros documentos de auditoría y cumplimiento, hemos cosechado enormes beneficios. Como anécdota, diría que hemos aumentado la eficiencia en al menos un 30%.

Michael Hunter, Managing Director of Internal Audit, SDFCU

Los resultados

Con la eficiencia general como uno de los beneficios clave, el equipo de auditoría de SDFCU ha visto resultados tangibles adicionales en los nuevos procesos de trabajo.

Los flujos de trabajo optimizados, los documentos estandarizados y el seguimiento preciso de las revisiones han dado como resultado un modelo de cumplimiento de auditoría completo y preciso. La adopción de las mejores prácticas a través de su sistema integrado de gestión de auditoría y cumplimiento permite que SDFCU cumpla con sus requisitos reglamentarios y combine un equipo de auditoría interna eficiente a la perfección con contratistas especializados de origen conjunto: lo mejor de ambos mundos.

Beneficios clave

  • “Ventanilla única” para la documentación con un registro preciso y actualizado de los documentos de trabajo de SDFU disponibles.
  • Los documentos y procesos estandarizados reducen significativamente el tiempo de administración del personal.
  • La solución basada en la nube permite trabajar “en cualquier momento y en cualquier lugar”, incluidos los equipos de auditoría externa.
  • Los paneles de control en pantalla específicos del usuario satisfacen las necesidades de diferentes personas para resaltar problemas, elementos para revisar o actualizar.
  • El informe de auditoría integrado, el seguimiento de acciones y los informes personalizados permiten al equipo de auditoría interna y a los contratistas externos trabajar desde un único sistema compartido.
  • Los informes personalizados proporcionan una pista de auditoría precisa de las revisiones de los documentos exactamente de acuerdo con los requisitos del administrador de SDFCU.
  • Los KPI y las estadísticas garantizan que los datos clave estén completos y que los documentos de auditoría estén bien encaminados.

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