Thames Water

Thames Water + Espada GRC

Al analizar los datos desde la implementación de ARM, Thames Water ha podido identificar los riesgos y los costos asociados en sus más de 300 proyectos.

INDUSTRIA

Servicios de agua

LOCALIZACIÓN

Reino Unido

NÚMERO DE EMPLEADOS

9000

Gestión de riesgos integral al negocio

Thames Water es el mayor proveedor de servicios de agua y aguas residuales del Reino Unido, y suministra servicios de agua y residuos a 15 millones de personas en Londres y el Valle del Támesis.

Para lograr una mayor eficiencia en la entrega de su plan estratégico de negocios, Thames Water opera un modelo de alianza, eight2O, para entregar proyectos de desarrollo y mantenimiento de infraestructura. La alianza incluye dos empresas conjuntas de diseño y construcción que consisten en Costain, Atkins y Black & Veatch (CABV) y Skanska, MWH Treatment (ahora Stantec) y Balfour Beatty (SMB).

La cartera de proyectos de infraestructura de 1.700 millones de libras esterlinas forma parte de la inversión de capital de Thames Water para su programa 2015-2020. Al establecer las pautas para la entrega, la organización identificó un requisito para una herramienta de software robusta para administrar el riesgo en todos los proyectos. Tras un riguroso proceso de evaluación en el que un total de seis organizaciones fueron preseleccionadas y tres productos demostrados en detalle, se seleccionó a Active Risk Manager (ARM) de Sword GRC por su facilidad de uso y su pedigrí entre industrias.

Teníamos claro cómo funcionan las organizaciones en la alianza, y esto incluye proporcionar 'herramientas profesionales para profesionales'. Necesitábamos una herramienta estándar de la industria para gestionar el riesgo y elegimos Active Risk Manager. Queríamos gestionar todos los aspectos del riesgo. No solo gestionamos un fondo de financiación, sino que identificamos y gestionamos activamente el riesgo en el nivel adecuado. El uso de ARM ahora está impulsando una madurez en nuestro enfoque del riesgo.

Steve Wilson, Risk Lead, Eight20

Basado en la nube: fácil acceso, fácil de usar

La posibilidad de que ARM se alojara en la nube era importante para la organización, ya que los directores de proyectos se encontraban repartidos por una amplia zona geográfica. ARM Apps es una aplicación web fácil de usar a la que se puede acceder a través de una intranet o dispositivos móviles. El despliegue de ARM Apps permite a todos los directores de proyectos, como principales propietarios del riesgo, utilizar el software, completarlo con datos y ejecutar informes.

Desde la implementación de ARM a principios de 2017, el uso de la solución se ha integrado en el proceso de gestión de proyectos. Los gerentes de proyecto utilizan ARM para proporcionar datos de riesgo al equipo de riesgo central que es responsable del riesgo corporativo y reporta a los ejecutivos y la junta. Los administradores de riesgos corporativos brindan una descripción general de las prácticas de riesgo y, para los proyectos más complejos, llevan a cabo un análisis de riesgo detallado utilizando simulaciones de Monte Carlo para tomar decisiones de inversión sólidas.

Cada proyecto cuenta con un equipo de liderazgo que cubre áreas especializadas como diseño, medio ambiente, comercial, salud y seguridad, operativa y gestión de clientes. Los gerentes de proyecto trabajan con sus equipos de liderazgo para comprender y administrar el perfil de riesgo único en cada proyecto.

Steve Wilson, líder de riesgo de Eight20, comentó: «La facilidad de uso fue uno de los principales impulsores. Si un producto no es fácil de usar, la gente no lo usará y los mejores informes solo son buenos si están llenos de datos precisos. El uso de ARM Apps significa que no es necesario que los directores de proyectos se conviertan en expertos en gestión de riesgos. Es de uso intuitivo y nos gustó lo configurable que es: nos permite brindar a nuestros gerentes las herramientas adecuadas para el trabajo y ha habido un reconocimiento real de esto.

Los jefes de proyecto deben administrar datos técnicos y comerciales complejos. Como directores de proyectos, ingenieros y expertos comerciales, siempre hemos gestionado el riesgo de forma rutinaria. Sin embargo, queríamos una herramienta como ARM para sistematizar la gestión de riesgos para impulsar el cumplimiento, la visibilidad y las mejores prácticas «.

La capacidad de generación de informes es realmente donde la solución ARM muestra su pedigrí, con solo tocar un botón podemos informar sobre cualquier aspecto de un proyecto, proporcionándome efectivamente una lista de prioridades sobre dónde enfocar nuestro tiempo.

Steve Wilson, Risk Lead, Eight20

Mayor visibilidad y simplicidad de los informes

En cualquier momento el equipo de riesgo corporativo puede estar supervisando todo el programa, actualmente tenemos 350 proyectos en vivo. La visibilidad centralizada y la amplia capacidad de generación de informes de ARM proporcionan al equipo un conjunto de informes diseñados de acuerdo con los estándares y las mejores prácticas de la industria.

La funcionalidad de informes proporciona una gran cantidad de opciones para informar sobre cualquier faceta de un proyecto. Desde examinar el desempeño general de riesgo de un proyecto individual hasta examinar los programas administrados por una sola empresa conjunta o gerente de proyecto, el equipo puede dividir y dividir los datos para satisfacer sus necesidades.

La mayor visibilidad y la automatización de los informes también han mejorado la productividad, lo que se ha traducido en importantes ahorros de tiempo. La solución ARM se puede configurar de forma proactiva con varios parámetros para priorizar cuándo se deben revisar los proyectos, por ejemplo, cuando los proyectos están llegando a la gobernanza total. Esto permite que el equipo especializado de administradores de riesgos centralizados lleve a cabo activamente revisiones e intervenciones oportunas en todos los proyectos.

La funcionalidad de informes nos ha brindado la capacidad de revisar y ajustar los KPI para mejorar el cumplimiento. Los informes son fáciles de producir y su naturaleza gráfica los hace fáciles de entender. Los informes mejorados y la mayor visibilidad han impulsado el tipo correcto de comportamientos, los equipos son más conscientes del cumplimiento y han sido abrumadoramente positivos sobre la solución. ARM ha ayudado a impulsar una cultura de cumplimiento en todos los proyectos.

Steve Wilson, Risk Lead, Eight20

Mejorando el cumplimiento

Mediante el uso constante de ARM en todos los proyectos, la empresa tiene una visibilidad completa del cumplimiento y puede garantizar que los gerentes de proyecto se adhieran a los altos estándares de gestión de riesgos.

La solución ARM también permite a eight2O estructurar todos los proyectos en una jerarquía adecuada que permite al equipo de riesgo corporativo acumular datos y realizar comparaciones similares entre proyectos, programas y empresas conjuntas. La empresa tiene 4 indicadores clave de rendimiento (KPI) que se aplican no solo a los 15 equipos de programas integrados, sino también a las dos empresas conjuntas. Los informes del panel de control estándar se han mejorado para permitir que el equipo corporativo central mida el desempeño comparativo con el desempeño anterior en toda la organización.

Un enfoque cualitativo y cuantitativo para gestionar el riesgo.

Los perfiles de riesgo por naturaleza cambian durante el ciclo de vida del proyecto debido a la identificación de nuevos riesgos y otros mitigados o gestionados, reduciendo su exposición. Como resultado de la implementación de ARM, Thames Water gestiona el riesgo tanto cuantitativa como cualitativamente. La puntuación de riesgo se ha configurado dentro de ARM para administrar el costo y el tiempo, así como los riesgos para la salud y la seguridad, el medio ambiente, las operaciones de Thames Water, la regulación, los clientes y la reputación. Con la puntuación configurada en el sistema, el equipo de riesgos puede revisar mensualmente los principales riesgos en todos los proyectos y compararlos mes a mes, lo que permite al equipo ayudar a priorizar las revisiones profundas de los proyectos cuando sea necesario.

Identificación de eventos del 'cisne negro'

Los eventos del ‘cisne negro’ son, por su propia naturaleza, raros pero tienen un impacto extremo, tienen cierto nivel de previsibilidad. eight2O está utilizando los mecanismos de puntuación dentro de ARM para identificar eventos de baja probabilidad de alto impacto. Los informes mensuales se ejecutan y se presentan a las partes interesadas para eliminar la dependencia solo de los gerentes de proyecto para resaltar los riesgos.

Notificación de alerta temprana

Además de la gestión de riesgos, eight2O está utilizando ARM para avisos de alerta temprana a los administradores de programas y, por lo tanto, a Thames Water. Originalmente, la empresa consideró una solución separada, pero el costo era prohibitivo. Sin embargo, la flexibilidad y la capacidad de configuración inherentes de ARM han permitido al equipo de ocho₂O desarrollar la capacidad de avisos de alerta temprana dentro de ARM, lo que ha dado como resultado una solución totalmente integrada. En la actualidad, eight2O tiene una ruta de escalamiento definida para la administración de avisos de alerta temprana, como un cambio en los costos definidos más allá del umbral aprobado o cualquier impacto en la finalización planificada.

Wilson comenta: «Hemos habilitado la funcionalidad de escalado dentro de ARM para riesgos y avisos de alerta temprana. Pudimos lograr esto después de una pequeña cantidad de trabajo de desarrollo interno en la solución y ha tenido tanto éxito que hemos extendido nuestro pedido de licencia original para que podamos implementarlo en toda la organización.

Para nosotros, el riesgo es intrínsecamente simple: se trata de identificar los riesgos correctos y asegurarse de que se estén gestionando las respuestas correctas. ARM nos brinda la escalabilidad que necesitamos para hacer precisamente eso.

Steve Wilson, Risk Lead, Eight20

Impulsando una cultura de aprendizaje

La solución ARM ha proporcionado inteligencia que ha beneficiado a la empresa para comprender los requisitos de financiación futuros. Al analizar los datos desde la implementación de ARM, eight2O ha podido identificar los riesgos y los costos asociados en los más de 300 proyectos. Esta información ha sido beneficiosa al revisar la próxima ronda de financiación para 2020-2025, informando el proceso con datos precisos y basados en evidencia y fomentando una cultura de aprendizaje en Thames Water y eight2O.

Wilson concluye: «Hemos aceptado la hoja de ruta del producto ARM, que será útil mientras esperamos el próximo plan estratégico de cinco años. La funcionalidad está ahí y estamos viendo cómo podemos integrar otros aspectos de la gestión de la incertidumbre».

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