La gestión de políticas es importante: explorar el papel del software de gestión de políticas

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La gestión de políticas es importante: explorar el papel del software de gestión de políticas

Las políticas son fundamentales para el GRC de una organización. Sin embargo, sin una arquitectura de tecnología de la información eficaz, la gestión de las políticas de forma eficaz, lo que es fundamental para proporcionar un marco para la gobernanza, para identificar y abordar el riesgo y para definir el cumplimiento, puede ser un campo minado.

En esta publicación de blog, investigamos cómo el software de gestión de políticas paga el enfoque fortuito que puede dejar a las organizaciones tan expuestas a la responsabilidad corporativa y, en cambio, sustenta una estrategia coordinada para el desarrollo, mantenimiento, comunicación, certificación y capacitación de políticas. En resumen, cómo el software de gestión de políticas ayuda a impulsar las mejores prácticas de gestión de políticas.

Software de gestión de políticas: respalda el ciclo de vida de la gestión de políticas

No hay duda de que las políticas son importantes. Según Michael Rasmussen, GRC20 / 20, un experto reconocido internacionalmente en gobernanza, gestión de riesgos y cumplimiento:

Deben existir políticas para que la organización pueda:

  • Seguramente lograr objetivos
  • Administrar y controlar la incertidumbre
  • Salvaguardia el lugar de trabajo
  • Proteger la organización de riesgos innecesarios
  • Garantizar operaciones consistentes
  • Defender valores eticos
  • Dirección obligaciones de cumplimiento
  • Defender la organización debe aterrizar en aguas turbulentas legales y reglamentarias *

Sin embargo, por lo general, las organizaciones no centralizan los documentos de políticas y procedimientos ni brindan acceso universal a ellos. Los archivos de políticas a menudo están desactualizados, son inconsistentes y están dispersos en recursos compartidos de archivos, discos duros locales o dispositivos individuales. Esto no solo causa confusión para los empleados que pueden estar trabajando con documentos de políticas antiguos, que es posible que, de manera preocupante, no hagan referencia a los estándares actuales o las regulaciones más recientes, sino que también lleva a los departamentos a tomar diferentes direcciones de políticas. Además, las políticas “deshonestas” (documentos que pueden ser creados por cualquier persona y denominados políticas) pueden ponerse en circulación fácilmente. Dado que las políticas establecen un deber de cuidado, esto deja a las organizaciones considerablemente vulnerables a la exposición y la responsabilidad.

Con las regulaciones y la legislación en constante cambio, no es suficiente en estos días simplemente hacer que las políticas sean accesibles. Las políticas en sí mismas deben mantenerse actualizadas, deben presentarse en un formato estandarizado para mayor claridad y comprensión, y deben reflejar los requisitos legales, reglamentarios o contractuales actuales. El cumplimiento debe ser demostrable a los auditores, reguladores y otras partes interesadas.

Una organización también debe poder demostrar la recepción, afirmación y comprensión de las políticas entre su fuerza laboral. Cualquier exención, problema o investigación de políticas debe documentarse y gestionarse, ya que sin dicha diligencia, una organización no puede identificar dónde una política puede fallar y abordar el problema.

Sin un software de gestión de políticas, es casi imposible que una organización pueda mostrar:

  • qué versión de una política está en vigor
  • cómo se ha comunicado
  • quién lo ha leído y se ha capacitado en él
  • quien lo atestiguó
  • cualquier exención
  • cómo se supervisa cualquier infracción de política o se gestiona cualquier resolución

… Todo lo cual sería necesario en caso de una demanda corporativa y, además, debe mantenerse para gobernar con integridad.

A medida que los requisitos legales, regulatorios y de cumplimiento en diferentes sectores continúan evolucionando, es imperativo que las organizaciones se adapten al ritmo del cambio de políticas, garanticen el cumplimiento y limiten la responsabilidad siempre que sea posible.

Software de gestión de políticas: los beneficios de una solución ágil, de un vistazo

Una solución de software de gestión de políticas probada facilita la gestión de los procesos del ciclo de vida de las políticas y su contenido. Aporta un enfoque hermético para la creación de información, la aprobación, el mantenimiento y la comunicación de políticas en toda la organización.

Elija software de gestión de políticas, como Gerente de políticas de espada , y su organización puede esperar:

  • Visibilidad de las políticas a través de la centralización: toda la información sobre políticas y contenido en un solo lugar
  • Mayor control, colaboración y transparencia en torno a las políticas
  • Un sistema de registro y una pista de auditoría de interacciones y excepciones.
  • Una alternativa a los procesos manuales de gestión de políticas con sus inconvenientes inherentes
  • Gestión de políticas mejorada a través de una plataforma intuitiva, colaborativa, totalmente auditable y controlada
  • Mayor eficiencia en el tiempo a través de tareas automatizadas, flujo de trabajo e informes de políticas.
  • Coherencia y precisión de la información sobre políticas
  • Mayor responsabilidad con pistas de auditoría completas

¿Por qué no ver cómo el software de gestión de políticas especialmente diseñado puede proteger a su organización de la responsabilidad mientras cumple sus objetivos de GRC?

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* Fuente : ¿Son sus políticas un desastre? ¿Un laberinto de confusión? | GRC 20/20 Research, LLC