Gestión del ciclo de vida de las políticas: la verdad

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Gestión del ciclo de vida de las políticas: la verdad

Ya sean corporativos, de riesgo o regulatorios, proporcionan principios rectores o establecen los últimos requisitos legislativos, las políticas son parte integrante de la vida corporativa. Sin embargo, sin una gestión eficaz, las políticas pronto pueden volverse obsoletas, ineficaces o dejar de ser adecuadas para las necesidades comerciales cambiantes. En este blog, exploramos qué abarca el término “ciclo de vida de las políticas”, por qué es importante administrar todo el ciclo de vida y cómo el software de administración de políticas puede hacer que los procesos sean más eficientes, efectivos y ágiles.

El éxito de las políticas y los procedimientos a menudo se basa en el enfoque de una organización para el desarrollo de políticas, la publicación de la documentación de políticas, la adopción de políticas y su revisión continua, el proceso conocido colectivamente como gestión del “ciclo de vida” de las políticas.

Según Michael Rasmussen, The GRC Pundit *, la mayoría de las organizaciones ‘no logran administrar el ciclo de vida de las políticas’ y esto ‘abre las puertas de la responsabilidad, ya que una organización puede ser considerada responsable de las políticas que tiene implementadas pero que no son apropiadas o no lo son’ no cumple con. ‘ Ciertamente, un desafío clave para las empresas de hoy es la capacidad de demostrar el cumplimiento y las mejores prácticas a los auditores y reguladores. Siendo este el caso, la gestión de políticas eficaz debería ‘comenzar con un enfoque de ciclo de vida para gestionar las políticas. Este es el proceso de gestión y mantenimiento de políticas a lo largo de su uso efectivo dentro de la organización ‘.

Desde el desarrollo de políticas hasta la revisión y el mantenimiento

Como resumen, la gestión del ciclo de vida de las políticas se puede dividir en las siguientes fases clave:

Creación de políticas – las políticas pueden ser necesarias por varias razones; para cumplir con los requisitos reglamentarios, para cumplir con las obligaciones de los socios comerciales, para garantizar las mejores prácticas, para inculcar valores corporativos, por nombrar solo algunos. Una vez que se define la necesidad de una política, las empresas pueden pasar a asignar propietarios de políticas que asumirán el rol de implementar políticas y monitorearlas dentro de la organización. A continuación, redacción de políticas: el objetivo es garantizar que las políticas sean claras y fáciles de entender, idealmente coherentes en formato, estilo y lenguaje para los demás. Una vez redactada, la política se someterá a la aprobación de las respectivas partes interesadas antes de entrar en circulación. La creación de políticas suele ser un proceso iterativo antes de que se llegue a un consenso de que la política es adecuada para la empresa.

Comunicación de políticas – El GRC Pundit sugiere que esta fase debería incluir tres subfases: publicación, formación y certificación. En lo que respecta a la publicación, “muchas organizaciones tienen sistemas dispersos para publicar políticas y procedimientos sin una sola fuente autorizada”. Esto no solo dificulta la gestión de políticas, sino que significa que más políticas quedan obsoletas. La mejor práctica sugerida es tener software de gestión de políticas , ‘un único motor de publicación de políticas en el que cualquier individuo dentro de la organización puede iniciar sesión y ver todas las políticas que se aplican a su puesto de trabajo específico’.

La formación es importante, ya que las empresas deben poder demostrar activamente que las personas comprenden una política y lo que se les pide. Después de leer una política y realizar una capacitación, se debe realizar un seguimiento de la certificación de la política (prueba de cumplimiento de la misma).

Gestión de políticas – esta fase del ciclo de vida de la política incluirá el monitoreo continuo del cumplimiento de la política. Cualquier caso de incumplimiento o violación de la política debe registrarse y considerarse cuando la política se presenta para su revisión. Si una organización concede el incumplimiento de una política durante un período de tiempo definido, nuevamente, lo ideal sería documentarlo.

Mantenimiento de políticas – la fase final, en la que las políticas se revisan periódicamente en función de los objetivos comerciales que las impulsan. ¿Sigue siendo efectivo, necesita ser revisado de alguna manera o debe ser retenido y reautorizado tal como está? La mejor práctica es archivar cada política o versión de una política para referencia futura. ‘Cuando una organización se da cuenta de un incidente o un regulador tiene una pregunta, es necesario tener una visión completa del historial de la política: el propietario, quién la leyó, quién fue capacitado, quién atestiguó y en qué versión de La política.’

¿Una solución ágil? Software de gestión de políticas

Adoptar un enfoque ad hoc para la gestión de políticas puede dejar a una empresa vulnerable a la responsabilidad. ¿La solución? La herramienta administrativa totalmente integrada de Sword GRC permite el control de las políticas y procedimientos de una organización durante todo el ciclo de vida, para garantizar un buen gobierno y un cumplimiento total.

Sword Policy Manager proporciona una metodología completa para desarrollar, implementar y mejorar las políticas, incluida la certificación.

Beneficios de un vistazo

  • Alcanzar objetivos de forma fiable
  • Gestionar y controlar la incertidumbre
  • Salvaguardar el lugar de trabajo
  • Proteja a la organización de riesgos innecesarios
  • Asegurar operaciones consistentes
  • Defender los valores éticos
  • Abordar las obligaciones de cumplimiento
  • Defender a la organización en caso de que aterrice en aguas turbulentas legales y reglamentarias.

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* Definición de un ciclo de vida de gestión de políticas | GRC 20/20 Research, LLC