Thames Water

Themse Wasser + Schwert GRC

Durch die Analyse der Daten seit der Implementierung von ARM konnte Thames Water Risiken und damit verbundene Kosten in mehr als 300 Projekten identifizieren

INDUSTRIE

Wasserdienstleistungen

LAGE

Großbritannien

ANZAHL DER ANGESTELLTEN

9000

Risikomanagement ein wesentlicher Bestandteil des Geschäfts

Thames Water ist Großbritanniens größter Wasser- und Abwasserdienstleister und versorgt 15 Millionen Menschen in London und im Thames Valley mit Wasser- und Abfalldienstleistungen.

Um eine effizientere Umsetzung seines strategischen Geschäftsplans zu erreichen, betreibt Thames Water das Allianzmodell Eight2O, um Infrastrukturentwicklungs- und -wartungsprojekte durchzuführen. Die Allianz umfasst zwei Joint Ventures für Planung und Bau, bestehend aus Costain, Atkins und Black & Veatch (CABV) und Skanska, MWH Treatment (jetzt Stantec) und Balfour Beatty (SMB).

Das Portfolio von Infrastrukturprojekten in Höhe von 1,7 Mrd. GBP ist Teil der Kapitalinvestition von Thames Water für das Programm 2015-2020. Mit der Festlegung von Richtlinien für die Bereitstellung identifizierte die Organisation eine Anforderung an ein robustes Softwaretool, um Risiken projektübergreifend zu managen. Nach einem strengen Bewertungsprozess, bei dem insgesamt sechs Organisationen in die engere Wahl kamen und drei Produkte ausführlich demonstriert wurden, wurde Active Risk Manager (ARM) von Sword GRC aufgrund seiner Benutzerfreundlichkeit und seines branchenübergreifenden Stammbaums ausgewählt.

Wir waren uns darüber im Klaren, wie die Organisationen in der Allianz arbeiten, und dazu gehört auch die Bereitstellung von „professionellen Tools für Fachleute“. Wir brauchten ein branchenübliches Tool zum Risikomanagement und entschieden uns für Active Risk Manager. Wir wollten alle Aspekte des Risikos verwalten. Wir verwalten nicht nur einen Finanzierungstopf, sondern identifizieren und steuern Risiken aktiv auf der entsprechenden Ebene. Die Verwendung von ARM führt jetzt zu einer Reife unseres Risikoansatzes.

Steve Wilson, Risk Lead, Eight20

Cloud-basiert - einfach zu erreichen, einfach zu bedienen

Die Möglichkeit, ARM in der Cloud zu hosten, war für das Unternehmen wichtig, da die Projektmanager über ein weites geografisches Gebiet verteilt waren. ARM Apps ist eine benutzerfreundliche Webanwendung, auf die über ein Intranet oder über mobile Geräte zugegriffen werden kann. Durch die Bereitstellung von ARM Apps können alle Projektmanager als Haupteigentümer des Risikos die Software verwenden, mit Daten füllen und Berichte ausführen.

Seit der Bereitstellung von ARM Anfang 2017 ist die Verwendung der Lösung in den Projektmanagementprozess eingebettet. Projektmanager verwenden ARM, um dem zentralen Risikoteam, das für das Unternehmensrisiko verantwortlich ist, Risikodaten bereitzustellen und den Führungskräften und dem Vorstand Bericht zu erstatten. Die Unternehmensrisikomanager geben einen Überblick über die Risikopraktiken und führen für komplexere Projekte eine detaillierte Risikoanalyse mithilfe von Monte-Carlo-Simulationen durch, um fundierte Anlageentscheidungen zu treffen.

Jedes Projekt verfügt über ein Führungsteam, das Fachbereiche wie Design, Umwelt, Handel, Gesundheit und Sicherheit, Betrieb und Kundenmanagement abdeckt. Die Projektmanager arbeiten mit ihren Führungsteams zusammen, um das einzigartige Risikoprofil für jedes Projekt zu verstehen und zu verwalten.

Steve Wilson, Risk Lead für Eight20, kommentierte: “Die Benutzerfreundlichkeit war einer der größten Treiber. Wenn ein Produkt nicht einfach zu verwenden ist, wird es nicht verwendet, und die besten Berichte sind nur dann gut, wenn sie mit genauen Daten gefüllt sind. Die Verwendung von ARM Apps bedeutet, dass die Projektmanager keine Risikomanagement-Experten werden müssen. Es ist intuitiv zu bedienen und wir fanden es gut, wie konfigurierbar es ist – es ermöglicht uns, unseren Managern die richtigen Werkzeuge für den Job zu geben, und dies wurde wirklich erkannt.

Die Projektmanager müssen komplexe kaufmännische und technische Daten verwalten. Als Projektmanager, Ingenieure und kaufmännische Experten haben wir Risiken immer routinemäßig gemanagt. Wir wollten jedoch ein Tool wie ARM, um das Risikomanagement zu systematisieren und Compliance, Transparenz und Best Practice zu verbessern. “

In der Berichtsfunktion zeigt die ARM-Lösung ihren Stammbaum. Auf Knopfdruck können wir über jeden Aspekt eines Projekts Bericht erstatten und erhalten so eine Prioritätenliste, auf die ich mich konzentrieren kann.

Steve Wilson, Risk Lead, Eight20

Verbesserte Sichtbarkeit und Einfachheit der Berichterstellung

Das Corporate Risk Team kann jederzeit das gesamte Programm überwachen. Derzeit haben wir 350 Live-Projekte. Die zentralisierte Sichtbarkeit und die umfangreichen Berichtsfunktionen in ARM bieten dem Team eine Reihe von Berichten, die gemäß den Industriestandards und Best Practices erstellt wurden.

Die Berichtsfunktion bietet eine Vielzahl von Optionen, um über jede Facette eines Projekts zu berichten. Von der Prüfung der Gesamtrisikoleistung eines einzelnen Projekts bis hin zur Betrachtung von Programmen, die von einem einzelnen Joint Venture oder Projektmanager verwaltet werden, kann das Team die Daten entsprechend ihren Anforderungen aufteilen und in Würfel schneiden.

Die erhöhte Sichtbarkeit und Berichtsautomatisierung haben auch die Produktivität verbessert, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt. Die ARM-Lösung kann proaktiv mit verschiedenen Parametern festgelegt werden, um zu priorisieren, wann Projekte überprüft werden sollen, z. B. wenn Projekte eine vollständige Governance erreichen. Dies ermöglicht dem Nischenteam zentraler Risikomanager, zeitnahe Überprüfungen und Interventionen in allen Projekten aktiv durchzuführen.

Dank der Berichtsfunktion können wir die KPIs überprüfen und verschärfen, um die Compliance zu verbessern. Die Berichte sind einfach zu erstellen und aufgrund ihrer grafischen Darstellung leicht verständlich. Die verbesserte Berichterstattung und die verbesserte Sichtbarkeit haben zu den richtigen Verhaltensweisen geführt, die Teams sind sich der Compliance bewusster und stehen der Lösung überwiegend positiv gegenüber. ARM hat dazu beigetragen, eine Kultur der Compliance in allen Projekten zu fördern.

Steve Wilson, Risk Lead, Eight20

Verbesserung der Compliance

Durch den konsequenten Einsatz von ARM in allen Projekten hat das Unternehmen eine vollständige Transparenz der Compliance und kann sicherstellen, dass die Projektmanager die hohen Standards des Risikomanagements einhalten.

Die ARM-Lösung ermöglicht es Eight2O außerdem, alle Projekte in einer geeigneten Hierarchie zu strukturieren, die es dem Unternehmensrisikoteam ermöglicht, Daten zusammenzufassen und ähnliche Vergleiche zwischen Projekten, Programmen und Joint Ventures anzustellen. Das Unternehmen verfügt über 4 Key Performance Indicators (KPIs), die nicht nur für die 15 integrierten Programmteams, sondern auch für die beiden Joint Ventures gelten. Die Standard-Dashboard-Berichte wurden erweitert, damit das zentrale Unternehmensteam die Vergleichsleistung mit der vorherigen Leistung im gesamten Unternehmen messen kann.

Ein qualitativer und quantitativer Ansatz für das Risikomanagement

Risikoprofile ändern sich naturgemäß während des Projektlebenszyklus, da neue Risiken identifiziert und andere gemindert oder verwaltet werden, wodurch ihre Gefährdung verringert wird. Durch den Einsatz von ARM verwaltet Thames Water das Risiko sowohl quantitativ als auch qualitativ. Die Risikobewertung wurde in ARM so konfiguriert, dass Kosten und Zeit sowie Risiken für Gesundheit und Sicherheit, Umwelt, Betrieb von Thames Water, Vorschriften, Kunden und Reputation verwaltet werden. Mit der im System konfigurierten Bewertung kann das Risikoteam monatlich die Hauptrisiken aller Projekte überprüfen und Monat für Monat vergleichen, sodass das Team bei Bedarf bei der Priorisierung von Deep-Dive-Überprüfungen von Projekten helfen kann.

Identifizierung von 'Black Swan'-Ereignissen

‘Black Swan’-Ereignisse sind von Natur aus selten, haben jedoch extreme Auswirkungen und sind in gewissem Maße vorhersehbar. Eight2O verwendet die Bewertungsmechanismen in ARM, um Ereignisse mit hoher Auswirkung und geringer Wahrscheinlichkeit zu identifizieren. Monatliche Berichte werden erstellt und den Stakeholdern vorgelegt, um die Abhängigkeit von Projektmanagern zu beseitigen und die Risiken hervorzuheben.

Frühwarnmeldung

Zusätzlich zum Risikomanagement verwendet Eight2O ARM für Frühwarnmeldungen an die Programmmanager und damit an Thames Water. Ursprünglich suchte das Unternehmen nach einer separaten Lösung, aber die Kosten waren unerschwinglich hoch. Die inhärente Flexibilität und Konfigurierbarkeit von ARM hat es dem Team um acht Uhr jedoch ermöglicht, die Fähigkeit für Frühwarnmeldungen innerhalb von ARM selbst zu entwickeln, was zu einer vollständig integrierten Lösung führt. Heute verfügt Eight2O über einen definierten Eskalationspfad für die Verwaltung von Frühwarnmeldungen, z. B. eine Änderung der definierten Kosten über den genehmigten Schwellenwert hinaus oder Auswirkungen auf die geplante Fertigstellung.

Wilson kommentiert: “Wir haben die Eskalationsfunktion in ARM für Risiken und Frühwarnmeldungen aktiviert. Dies konnten wir nach ein wenig interner Entwicklungsarbeit an der Lösung erreichen. Sie war so erfolgreich, dass wir unseren ursprünglichen Lizenzauftrag verlängert haben, damit wir sie im gesamten Unternehmen weiter ausbauen können.

Für uns ist das Risiko von Natur aus einfach - es geht darum, die richtigen Risiken zu identifizieren und sicherzustellen, dass die richtigen Antworten verwaltet werden. ARM bietet uns die Skalierbarkeit, die wir dafür benötigen.

Steve Wilson, Risk Lead, Eight20

Eine Lernkultur vorantreiben

Die ARM-Lösung hat Informationen geliefert, die dem Unternehmen beim Verständnis des zukünftigen Finanzierungsbedarfs zugute gekommen sind. Durch die Analyse der Daten seit der Implementierung von ARM konnte Eight2O Risiken und damit verbundene Kosten in mehr als 300 Projekten identifizieren. Diese Informationen waren hilfreich bei der Überprüfung der nächsten Finanzierungsrunde für 2020 – 2025, der Information des Prozesses mit genauen, evidenzbasierten Daten und der Förderung einer Lernkultur in Thames Water und Eight2O.

Wilson fasst zusammen: “Wir haben uns für die ARM-Produkt-Roadmap entschieden, die hilfreich sein wird, wenn wir uns auf den nächsten strategischen Fünfjahresplan freuen. Die Funktionalität ist vorhanden und wir prüfen, wie wir andere Aspekte des Unsicherheitsmanagements integrieren können.”

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