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Außenministerium Federal Credit Union + Schwert GRC

Wie SDFCU die Notwendigkeit von Papier-Loseblatt-Notebook-Audit-Ordnern beseitigte und auf die Verwendung eines zentralen Systems umstellte, um die Genauigkeit der Daten sicherzustellen

INDUSTRIE

Finanzdienstleistungen

LAGE

USA

ANZAHL DER ANGESTELLTEN

200+

Der Hintergrund

SDFCU ist ein Full-Service-Finanzinstitut im Besitz von Mitgliedern, das sich verpflichtet hat, weltweit über 86.000 Mitglieder zu betreuen. Mit einem Vermögen von 1,9 Milliarden US-Dollar bietet SDFCU eine breite Palette von Finanzprodukten und speziellen Dienstleistungen an, die auf die vielfältigen und einzigartigen Bedürfnisse seiner Mitglieder auf der ganzen Welt zugeschnitten sind.

Die Herausforderung

Entscheidend für das Geschäft ist die Notwendigkeit, die internen Revisionsprozesse effizient, effektiv und transparent zu verwalten, um ein solides Management finanzieller und operationeller Risiken sowie die Einhaltung von Audits sicherzustellen.
Die SDFCU verfügt über eine interne Revision, die für die internen Revisionspraktiken verantwortlich ist und die Aktivitäten des Abschlussprüfers und dessen Berichterstattung überwacht. Unter Verwendung eines Co-Sourcing-Personalmodells schließt die interne Revision Verträge mit mehreren Prüfungsgesellschaften ab, um ihren jährlichen Prüfungsplan zu erfüllen.

Sword GRC hat für uns Arbeitssystemansätze und -lösungen entwickelt, mit denen verschiedene Wirtschaftsprüfer ihre Arbeitsprodukte über Sword Audit Manager liefern können. SDFCU wollte einen konsistenten Überblick über alle Prüfdokumente mit Workflows, die Prozesse rationalisieren und die Möglichkeit bieten, alle Änderungen, Aktualisierungen und Genehmigungen aufzuzeichnen

Michael Hunter, Managing Director of Internal Audit, SDFCU

Die Lösung

SDFCU entschied sich für Sword Audit Manager (ehemals Galileo) aufgrund der Vielzahl von Funktionen, die zur Verwaltung der Workflows und Dokumente in seinen komplexen Prüfprozessen zur Verfügung stehen. SDFCU wollte die volle Funktionalität der Software nutzen; So wurde sichergestellt, dass die im System erstellten Geschäftsbereiche während der Einrichtung und Implementierung genau die Organisationsstruktur widerspiegelten.

Es wurden Aktivitäten eingegeben, die ihren eigenen Aufgaben und Prozessen entsprachen, und die Funktion zur Buchung von Arbeitszeittabellen wird auch verwendet, um sicherzustellen, dass die von Einzelpersonen und Teams verbrachte Zeit anhand der Projektbudgetcodes verfolgt wird. Mithilfe der Berichte kann die Interne Revision Zeit und Abweichungen nach Team, Person, Aktivität, Aufgabe und Zeitraum analysieren.

Optimierte Workflows für Prüfprozesse

Einer der Hauptvorteile für SDFCU bei der Verwendung der Software war die Integration in Word- und Excel-Dokumente sowie die Möglichkeit, Vorlagen zu erstellen, die ihren spezifischen Anforderungen entsprechen. Durch die Integration kann das Auditteam Daten aus seinem System extrahieren und Felder in Word-Vorlagen füllen, die bereits Standardinformationen zu Organisation, Datum und Version enthalten – von Ankündigungsnotizen bis hin zu Konferenz- und Besprechungsagenden. Die Verwendung eines zentralen Systems optimiert die Arbeitsabläufe, stellt die Genauigkeit der Daten sicher und spart erheblich Zeit bei der Dokumenterstellung. Papierbasierte Aufzeichnungen und Dokumentkopien sind jetzt nicht mehr erforderlich. Der gesamte Workflow und die Überarbeitungen werden elektronisch dokumentiert. Das Unternehmen hat die Notwendigkeit von Loseblatt-Notebook-Audit-Ordnern aus Papier beseitigt.

Wir haben uns für die verschlüsselte Cloud-basierte Lösung entschieden, damit sie von jedem Ort aus und unabhängig von unserem IT-Netzwerk zugänglich ist. Dies erleichtert das Hinzufügen von Benutzern innerhalb oder außerhalb des Unternehmens. Dies unterstützt unsere Pläne, in Zukunft mehr externe Prüfer zu engagieren “, erklärte Hunter.

Michael Hunter, Managing Director of Internal Audit, SDFCU

Cloud-basierte Lösung für Flexibilität und Skalierbarkeit

Die SDFCU verfügt derzeit über 40 Lizenzen zur Verwendung durch ihre internen Manager und Direktoren sowie über vier Co-Sourcing-Prüfungsgesellschaften. Es wurde die Cloud-basierte Version (Software as a Service) von Sword Audit Manager ausgewählt, um die Flexibilität und Einfachheit der Verwaltung von Upgrades, Patches und Änderungen zu gewährleisten. Außerdem versucht die Institution, die Anzahl der von ihr verwalteten Server zu reduzieren.

Das System bietet auch die Möglichkeit, das Risikomanagementmodul Sword Operational Risk Manager (Magique) zu integrieren, um eine risikobasierte Prüfungsmethode zu unterstützen, die Teil der zukünftigen Pläne der SDFCU ist. Als Geschäftsführer des Internal Audit Office ist Michael Hunter bereits an den Aktivitäten des Unternehmens im Bereich Enterprise Risk Management (ERM) beteiligt. Derzeit bietet er dem SDFCU Enterprise Risk Management Committee und dem Board of Directors ERM-Beratungsdienste und Berichtsberichte an.

Optimierte Workflows für Prüfprozesse

Einer der Hauptvorteile für SDFCU bei der Verwendung der Software war die Integration in Word- und Excel-Dokumente sowie die Möglichkeit, Vorlagen zu erstellen, die ihren spezifischen Anforderungen entsprechen. Durch die Integration kann das Auditteam Daten aus seinem System extrahieren und Felder in Word-Vorlagen füllen, die bereits Standardinformationen zu Organisation, Datum und Version enthalten – von Ankündigungsnotizen bis hin zu Konferenz- und Besprechungsagenden. Die Verwendung eines zentralen Systems optimiert die Arbeitsabläufe, stellt die Genauigkeit der Daten sicher und spart erheblich Zeit bei der Dokumenterstellung. Papierbasierte Aufzeichnungen und Dokumentkopien sind jetzt nicht mehr erforderlich. Der gesamte Workflow und die Überarbeitungen werden elektronisch dokumentiert. Das Unternehmen hat die Notwendigkeit von Loseblatt-Notebook-Audit-Ordnern aus Papier beseitigt.

Mit meinem persönlichen Dashboard kann ich die Arbeit externer Co-Sourcing-Auftragnehmer, Dokumenteneigentümer und deren Aktivitäten einbeziehen. Ich bin bereits besser informiert darüber, was entwickelt wird oder ob wir auf einen Berichtsentwurf oder eine Diskussion warten.

Michael Hunter, Managing Director of Internal Audit, SDFCU

Personalisierte Dashboards zur einfachen Verfolgung von Aktionen

Ein Hauptvorteil von Sword Audit Manager ist die Möglichkeit, die Dashboards für Einzelpersonen und Manager zu personalisieren, um Aktionen zu überprüfen und Aktualisierungen zu überwachen. Es besteht völlige Transparenz hinsichtlich der dem Management zugewiesenen Maßnahmen und der Weiterverfolgung durch benannte Prüfungsmitarbeiter.

Das Unternehmen ist auch ein Befürworter der Kennzeichnungsfunktion, die in die Workflows integriert werden kann, um den Status eines Berichts oder Dokuments zur Überprüfung oder des erforderlichen Abschlussdatums anzuzeigen – wie Michael erklärt. „Ein großer Vorteil sind die Warnungen und Benachrichtigungen, mit denen die Eigentümer darüber informiert werden, dass eine Aktion fällig ist oder dass eine Statusaktualisierungsanforderung vorliegt. Es gibt vollständige Transparenz – ich kann alles sehen, was als Aktion ausgegeben wurde, Kommentare von Überprüfern und wo es sich befindet.

Seit der Implementierung von Sword Audit Manager zur Verwaltung unserer Prüfungs- und Compliance-Dokumente haben wir enorme Vorteile erzielt. Anekdotisch würde ich sagen, dass wir die Effizienz um mindestens 30% gesteigert haben.

Michael Hunter, Managing Director of Internal Audit, SDFCU

Die Ergebnisse

Mit der Gesamteffizienz als einem der Hauptvorteile hat das SDFCU-Auditteam zusätzliche greifbare Ergebnisse in den neuen Arbeitsprozessen erzielt.

Optimierte Workflows, standardisierte Dokumente und die genaue Verfolgung von Revisionen haben zu einem umfassenden, genauen Audit-Compliance-Modell geführt. Durch die Übernahme von Best Practices durch das integrierte Compliance- und Audit-Management-System kann die SDFCU ihre regulatorischen Anforderungen erfüllen und ein effizientes internes Revisionsteam nahtlos mit spezialisierten Co-Sourcing-Auftragnehmern zusammenführen – das Beste aus beiden Welten.

Hauptvorteile

  • “One-Stop-Shop” für Dokumentation mit genauen und aktuellen Aufzeichnungen der verfügbaren SDFU-Arbeitsdokumente.
  • Standardisierte Papiere und Prozesse reduzieren die Verwaltungszeit der Mitarbeiter erheblich.
  • Die Cloud-basierte Lösung ermöglicht das Arbeiten jederzeit und überall, einschließlich externer Auditteams.
  • Benutzerspezifische Bildschirm-Dashboards erfüllen die Anforderungen verschiedener Personen, um Probleme, zu überprüfende oder zu aktualisierende Elemente hervorzuheben.
  • Der integrierte Prüfbericht sowie die Nachverfolgung von Maßnahmen und die benutzerdefinierte Berichterstellung ermöglichen es dem internen Prüfteam und externen Auftragnehmern, von einem einzigen gemeinsamen System aus zu arbeiten.
  • Benutzerdefinierte Berichte bieten einen genauen Prüfpfad für Dokumentrevisionen, der genau den Anforderungen des SDFCU-Managers entspricht.
  • KPIs und Statistiken stellen sicher, dass die Schlüsseldaten vollständig sind und die Prüfdokumente auf dem richtigen Weg sind.

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