Risikomanagement: Sieben Gewohnheiten für hochwirksame Projekte

Sword GRC Blog

Risikomanagement: Sieben Gewohnheiten für hochwirksame Projekte

„Erfolgreiche Projekte konzentrieren sich in erster Linie auf den Erfolg, anstatt Dinge zu vermeiden, die schiefgehen können“, sagt Solutions Consultant Karl Magnuson, Co-Moderator des Sword GRC-Webinars „7 Habits for Highly Effective Projects“ und untersucht die Risikomanagement-Praktiken, die bei integriert in das tägliche Projektmanagement, kann zu einer Erfolgskultur beitragen.

„Wir bezeichnen diese Verhaltensweisen als Gewohnheiten, weil sie konsistent und kulturell sind. Eingebettet in den Projektmanagementprozess – für Projekte jeder Größe – können diese Gewohnheiten einen enormen Unterschied machen“, schlägt Magnuson vor.

In diesem Blogbeitrag enthüllen wir die sieben Verhaltensweisen, die es wert sein könnten, in Ihre Risikomanagementprozesse integriert zu werden, um bessere Projektergebnisse zu erzielen, wenn sie nicht bereits verwendet werden.

HABIT 1 – RISIKO ERKENNEN

Laut Mike Balut, Enterprise Software Director von Sword GRC, besteht die erste Angewohnheit darin, das Risiko als das zu erkennen, was es ist – ein ungewisser Ausgang. „Ein Rahmen für das Risikomanagement mag vorhanden sein, aber manchmal beziehen sich diese Leitlinien nur auf Risiken aus der Perspektive eines Verlusts oder eines anderen negativen Ergebnisses. Genauso wie man Erfolg nicht allein dadurch erzielt, dass man Misserfolge vermeidet, gilt das Gleiche, wenn wir versuchen, die Wahrscheinlichkeit für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts zu erhöhen“, sagt er.

In Anlehnung an die ISO 3100-Definition von Risiko: „die Auswirkung von Unsicherheit auf Geschäftsziele, sowohl positive als auch negative“, schlägt er vor, dass die Ziele, wenn wir diese Definition auf ein Projekt anwenden, der gewünschte „Endzustand“ sind; wie Meilensteine in Lieferterminen und Abschluss des Projekts innerhalb des prognostizierten Budgets. Zwischen dem Beginn eines Projekts und dem Endzustand gibt es zahlreiche Unsicherheiten, darunter Verzögerungen, Kostenüberschreitungen und Qualitätsprobleme. Gleichzeitig gibt es aber auch Chancen, die zu günstigen Ergebnissen führen können, wie Kosteneinsparungen, Qualitätsverbesserungen und die Einführung neuer Ansätze.

„Letztendlich ist es das Erreichen dieser Gelegenheiten, das zu erfolgreichen Missionen, Bonuszahlungen und einer Erfolgsbilanz zufriedener Kunden führt“, sagt Balut.

Während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts ergriffene Maßnahmen sollten darauf abzielen, Chancen zu ergreifen, und dies ist effektiv ein effektives Risikomanagement. „Leider konzentriert sich das Risikomanagement in vielen Projekten fast ausschließlich auf Bedrohungen. Wenn wir bessere Projektergebnisse erzielen wollen, ist es an der Zeit, alle Projektunsicherheiten zu erkennen. Warum nur darüber nachdenken, was das gewünschte Projektergebnis verhindern könnte?

„Die erfolgreichsten Projekte, die wir sehen, beziehen sich auf Unternehmen, die Metriken in Bezug auf die Identifizierung von Chancen, das Verhältnis von Bedrohungen zu Chancen und ihre Umwandlungsrate für die Umwandlung von Chancen in erzielten Nutzen verfolgen. Für einen größeren Projekterfolg ist es zwingend erforderlich, dass wir jedes unserer gewünschten Ergebnisse berücksichtigen und unsere Ideen aktiv umsetzen, um unseren gewünschten Endzustand zu erreichen“, rät er.

HABIT 2 – RISIKO AN EINEM ORT VERFOLGEN

Alle erkannten Risiken sollten in einem einzigen System erfasst werden. „Mit einer Version der Wahrheit können wir Zeit für das aktive Management von Risiken aufwenden, im Gegensatz zu der allzu häufigen Mühsal der Prozessadministration“, sagt Balut. „Wir brauchen die Flexibilität, damit jeder Bedrohungen und Chancen schnell, einfach und so schnell wie möglich erkennen kann. Mit den geeigneten Prozessen und Tools können wir die relevanten Risikodaten leicht erfassen und können sicher sein, dass wir unseren Bedarf an Projektrisikoanalyse und risikobasierter Entscheidungsfindung unterstützen, um unser Projekt auf Kurs zu halten.“

GEWOHNHEIT 3 – URSACHEN UND FOLGEN BERÜCKSICHTIGEN

„Wir müssen unseren Blick auf die Ursachen von Risiken und die Folgen realisierter Risiken erweitern, damit wir sie planen können. Grundsätzlich wollen wir das Beste planen und uns auf das Schlimmste vorbereiten; In der Welt des Risikomanagements bedeutet dies, dass wir proaktiv Maßnahmen ergreifen müssen, um Ursachen negativer Ereignisse zu verhindern und Ursachen für positive Ereignisse zu fördern.

„Auf der Seite der Konsequenzen müssen wir darauf vorbereitet sein, schnell und im Voraus geplant sowohl auf negative als auch auf positive Konsequenzen zu reagieren. Konzeptionell wird dieser Prozess als Bow-Tie-Analyse bezeichnet – ein Prozess, der durch Active Risk Manager, der Enterprise Risk Management-Lösung von Sword GRC, vereinfacht wird“, sagt er.

HABIT 4 – KONSTANTE, KLARE KOMMUNIKATION

„Kommunikation, Transparenz und Offenheit ermöglichen es uns, mit Willensbedrohungen ehrlich umzugehen und eine solide Grundlage für die anschließende Abwehr zu schaffen. Qualitativ hochwertige Kommunikation hilft uns auch, Chancen zu entwickeln“, erklärt Balut.

Empfohlene Kommunikationsprinzipien:

  1. Beteiligte identifizieren
  2. Kennen Sie die wichtigsten Informationen und Anforderungen
  3. Nutzen Sie Risikomanagement-Tools
  4. Betonen Sie Transparenz und Aktualität

„Wir wollen eine Kultur haben, in der Menschen die identifizierten Risiken kommunizieren können, sobald sie sie erkennen“, rät Balut.

HABIT 5 – GEZIELTE DATENAUSGABEN UND EINBLICKE

Die Ergebnisse sollten aussagekräftige Erkenntnisse liefern, um Projektbeteiligten zu helfen, ihre Projektrolle effektiver zu erfüllen. „Der Schlüssel ist, die Informationen vollständig bereitzustellen, die Maßnahmen vorantreiben und die Entscheidungsfindung unterstützen – und das möchte man tun können, ohne dass Menschen Berge von Berichten und unterschiedlichen Datenausgaben durchforsten müssen, die vielleicht für andere bestimmt sind.“ Stakeholder-Ebene“, sagt er.

Beispielsweise benötigen Projektrisikoanalysten eine sehr detaillierte Ansicht der Risikodaten, die sie in ARM, der branchenführenden Risikomanagement-Software von Sword GRC, mit Hilfe der Monte-Carlo-Analyse leicht erreichen können. Berichte für Projektbeteiligte können so formatiert werden, dass sie quantitative und qualitative Analysen sowie Kennzahlen zur Risikoprozessaktivität bereitstellen.

HABIT 6 – AUS ERFAHRUNGEN LERNEN

„Obwohl vergangene Fehler häufig zu unseren denkwürdigsten Erfahrungen gehören, möchten wir alle unsere Erfahrungen berücksichtigen, um negative Auswirkungen für die Zukunft zu vermeiden und positive Ergebnisse zu erzielen, die wir möglicherweise schon einmal erlebt haben“, rät Balut.

Einige nützliche Tipps sind:

  1. Ergebnisse und tatsächliche Ergebnisse dokumentieren
  2. Analysieren Sie diese Ergebnisse und Ergebnisse
  3. Erstellen und nutzen Sie eine Wissensdatenbank/Risikobibliothek
  4. Entwickeln Sie eine regelmäßige Projektreview-Kadenz

Balut empfiehlt, Projektreviews erst in der letzten Phase zu belassen, insbesondere bei langwierigen Projekten, deren Lebenszyklus Jahre oder sogar Jahrzehnte dauern kann. „Wenn Sie die Überprüfung bis zum Ende verlassen, lassen Sie Wertinformationen ungenutzt“, warnt er.

HABIT 7 – EINE RISIKOKULTUR ENTWICKELN

Balut schlägt vor, dass die ersten sechs detaillierten Gewohnheiten Teil des täglichen Risikomanagementprozesses sein sollten. Er räumt ein, dass die siebte Angewohnheit, die Schaffung einer starken Risikomanagementkultur innerhalb der Organisation, nicht über Nacht geschieht und der Ansatz des Führungsteams von grundlegender Bedeutung für die richtige Risikokultur ist. „Es wird in der Regel durch die Fragen gefördert, die sie stellen, sowie durch die Art und Weise, wie sie auf neue Bedrohungen und Chancen reagieren, denn es geht mehr um das Verhalten der Menschen als um das, was in einer Richtlinie steht oder durch einen Newsletter beworben wird.“ er sagt.

Eine effektive Risikomanagementkultur muss alle Ebenen der Organisation durchdringen. Balut betont: „Risikomanagement funktioniert am besten, wenn es eine Kultur der Offenheit und des Austauschs gibt“, und schließt daraus: „Wir alle sind dafür verantwortlich, Erfahrungen und Ideen auszutauschen, die zu einer besseren Projektleistung beitragen können. Vor diesem Hintergrund fordern wir Sie alle auf, sich für Veränderungen einzusetzen und zu einer effektiveren Risikomanagementkultur in Ihrem Unternehmen beizutragen.“

Zusammenfassend erklärt Magnuson, dass diese Gewohnheiten am besten so tief in die Risikomanagement-Praxis innerhalb des Unternehmens eingebettet sind, dass sie zur Grundlage werden. Das Ergebnis? „Wenn wir diese Gewohnheiten implementieren und weiterentwickeln, werden wir eine schrittweise Verbesserung der Qualität unserer Projekte feststellen“, sagt er.

Das volle 7 Gewohnheiten für hocheffektive Projekte Webinar, einschließlich und Beispiele, wie die Enterprise-Risikomanagement-Software von Sword GRC dazu beitragen kann, Prozesse zu vereinfachen, zusammen mit Kundenbeispielen für bewährte Verfahren des Risikomanagements, kann kostenlos eingesehen werden.

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