Richtlinienverwaltung ist wichtig – Erkundung der Rolle von Richtlinienverwaltungssoftware

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Richtlinienverwaltung ist wichtig - Erkundung der Rolle von Richtlinienverwaltungssoftware

Richtlinien sind für die GRC einer Organisation von grundlegender Bedeutung. Doch ohne eine effektive Informationstechnologiearchitektur kann die effektive Verwaltung von Richtlinien – vor allem um einen Rahmen für die Governance zu schaffen, Risiken zu erkennen und anzugehen und Compliance zu definieren – ein Minenfeld sein.

In diesem Blogbeitrag untersuchen wir, wie Richtlinienverwaltungssoftware den willkürlichen Ansatz, der Unternehmen so stark der Unternehmenshaftung aussetzen kann, bezahlt macht und stattdessen eine koordinierte Strategie für Richtlinienentwicklung, -pflege, -kommunikation, -bescheinigung und -schulung untermauert. Kurz gesagt, wie Richtlinienverwaltungssoftware dazu beiträgt, die Best Practice für die Richtlinienverwaltung voranzutreiben.

Richtlinienverwaltungssoftware – Unterstützung des Richtlinienverwaltungslebenszyklus

Es ist unbestritten, dass Richtlinien wichtig sind. Laut Michael Rasmussen, GRC20/20, einem international anerkannten Experten für Governance, Risikomanagement und Compliance:

‚Richtlinien müssen vorhanden sein, damit die Organisation:

  • Zuverlässig Ziele erreichen
  • Verwalten und Kontrollunsicherheit
  • Sichern der Arbeitsplatz
  • Schützen die Organisation von unnötigen Risiken
  • Dafür sorgen konsistente Operationen
  • Aufrechterhalten ethische Werte
  • Adresse Compliance-Verpflichtungen
  • Verteidigen Die Organisation sollte in turbulenten rechtlichen und behördlichen Gewässern landen. *

In der Regel können Unternehmen Richtlinien- und Verfahrensdokumente jedoch nicht zentralisieren und keinen universellen Zugriff darauf gewähren. Richtliniendateien sind oft veraltet, inkonsistent und über Dateifreigaben, lokale Festplatten oder Geräte von Einzelpersonen verteilt. Dies führt nicht nur zu Verwirrung bei Mitarbeitern, die möglicherweise mit alten Richtliniendokumenten arbeiten, sondern auch dazu, dass die besorgniserregenden Angaben möglicherweise nicht auf aktuelle Standards oder aktuelle Vorschriften verweisen, sondern führt auch dazu, dass Abteilungen unterschiedliche Richtlinien festlegen. Darüber hinaus können „Schurken“ -Richtlinien – Dokumente, die von jedermann verfasst und als Richtlinien bezeichnet werden können – leicht in Umlauf gebracht werden. Da Richtlinien eine Sorgfaltspflicht vorsehen, sind Unternehmen daher erheblich gefährdet und haftbar.

Angesichts sich ständig ändernder Vorschriften und Gesetze reicht es heutzutage nicht mehr aus, Richtlinien einfach zugänglich zu machen. Die Richtlinien selbst müssen auf dem neuesten Stand gehalten werden, zur besseren Übersichtlichkeit und zum besseren Verständnis in einem standardisierten Format dargestellt werden und die aktuellen rechtlichen, regulatorischen oder vertraglichen Anforderungen widerspiegeln. Die Einhaltung muss gegenüber Prüfern, Aufsichtsbehörden und anderen Interessengruppen nachweisbar sein.

Eine Organisation sollte auch in der Lage sein, den Empfang, die Bestätigung und das Verständnis der Richtlinien bei ihren Mitarbeitern nachzuweisen. Alle Richtlinienausnahmen, Probleme oder Untersuchungen sollten dokumentiert und verwaltet werden, da eine Organisation ohne diese Sorgfalt nicht erkennen kann, wo eine Richtlinie möglicherweise unzureichend ist, und das Problem angehen.

Ohne Richtlinienverwaltungssoftware kann ein Unternehmen fast nicht Folgendes nachweisen:

  • Welche Version einer Richtlinie ist in Kraft?
  • wie es kommuniziert wurde
  • wer hat es gelesen und wurde darauf geschult
  • wer hat es bestätigt
  • Ausnahmen
  • wie ein Richtlinienverstoß überwacht oder eine Lösung verwaltet wird

… All dies wäre im Falle einer Unternehmensklage erforderlich und sollte darüber hinaus aufrechterhalten werden, um mit Integrität zu regieren.

Da sich gesetzliche, behördliche und Compliance-Anforderungen in verschiedenen Sektoren ständig weiterentwickeln, ist es für Unternehmen unerlässlich, dem Tempo der Richtlinienänderungen gerecht zu werden, die Einhaltung zu gewährleisten und die Haftung nach Möglichkeit zu begrenzen.

Richtlinienverwaltungssoftware – die Vorteile einer agilen Lösung auf einen Blick

Eine bewährte Softwarelösung für die Richtlinienverwaltung erleichtert die Verwaltung von Richtlinienlebenszyklusprozessen und Richtlinieninhalten. Es bietet einen wasserdichten Ansatz für die Erstellung von Informationen, die Genehmigung, Pflege und Kommunikation von Richtlinien im gesamten Unternehmen.

Wählen Sie Richtlinienverwaltungssoftware aus, z Sword Policy Manager , und Ihre Organisation kann sich freuen auf:

  • Richtliniensichtbarkeit durch Zentralisierung – alle Richtlinieninformationen und an einem Ort enthalten
  • Verbesserte Kontrolle, Zusammenarbeit und Transparenz in Bezug auf Richtlinien
  • Ein Aufzeichnungssystem und ein Prüfpfad für Interaktionen und Ausnahmen
  • Eine Alternative zu manuellen Richtlinienverwaltungsprozessen mit ihren inhärenten Fallstricken
  • Verbessertes Richtlinienmanagement über eine intuitive, kollaborative, vollständig auditierbare und kontrollierte Plattform
  • Höhere Effizienz in der Zeit durch automatisierte Aufgaben, Workflows und Richtlinienberichte
  • Konsistenz und Richtigkeit der Richtlinieninformationen
  • Höhere Rechenschaftspflicht mit vollständigen Prüfpfaden

Warum nicht sehen, wie eine speziell entwickelte Richtlinienverwaltungssoftware Ihr Unternehmen vor Haftung schützen kann, während Sie Ihre GRC-Ziele erreichen?

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* Quelle :: Sind Ihre Richtlinien ein Chaos? Ein Labyrinth der Verwirrung? | GRC 20/20 Research, LLC