Policy Lifecycle Management – das Wichtigste

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Policy Lifecycle Management - das Wichtigste

Ob unternehmens-, risiko- oder aufsichtsrechtlich, sie geben Leitlinien vor oder legen die neuesten gesetzlichen Anforderungen fest, Richtlinien sind fester Bestandteil des Unternehmenslebens. Ohne effektives Management können Richtlinien jedoch schnell veraltet, ineffektiv oder für sich ändernde Geschäftsanforderungen nicht mehr geeignet sein. In diesem Blog untersuchen wir, was der Begriff „Policy Lifecycle“ umfasst, warum die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus wichtig ist und wie Policenmanagement-Software Prozesse effizienter, effektiver und agiler machen kann.

Der Erfolg von Richtlinien und Verfahren hängt oft vom Ansatz einer Organisation zur Richtlinienentwicklung, der Veröffentlichung von Richtliniendokumenten, der Annahme von Richtlinien und ihrer kontinuierlichen Überprüfung ab – der Prozess, der zusammenfassend als Verwaltung des „Lebenszyklus“ der Richtlinie bekannt ist.

Laut Michael Rasmussen, The GRC Pundit *, „verwalten die meisten Organisationen den Lebenszyklus von Richtlinien nicht“ und dies „öffnet die Türen der Haftung, da eine Organisation möglicherweise für die geltenden Richtlinien zur Rechenschaft gezogen wird, diese jedoch nicht angemessen sind oder sind nicht konform mit. ‘ Eine zentrale Herausforderung für Unternehmen ist heute sicherlich die Fähigkeit, Wirtschaftsprüfern und Aufsichtsbehörden Compliance und Best Practice nachzuweisen. In diesem Fall sollte eine effektive Richtlinienverwaltung mit einem Lebenszyklusansatz für die Verwaltung von Richtlinien beginnen. Dies ist der Prozess der Verwaltung und Pflege von Richtlinien während ihrer effektiven Verwendung innerhalb der Organisation. “

Von der Richtlinienentwicklung bis zur Überprüfung und Wartung

Zusammenfassend kann das Management des Richtlinienlebenszyklus in die folgenden Schlüsselphasen unterteilt werden:

Richtlinienerstellung – Richtlinien können aus verschiedenen Gründen erforderlich sein; um regulatorische Anforderungen zu erfüllen, um Verpflichtungen von Geschäftspartnern zu erfüllen, um Best Practice sicherzustellen, um Unternehmenswerte zu vermitteln, um nur einige zu nennen. Sobald die Notwendigkeit einer Richtlinie definiert ist, können Unternehmen Richtlinieninhaber zuweisen, die die Rolle der Implementierung von Richtlinien und deren Überwachung innerhalb der Organisation übernehmen. Als nächstes das Verfassen von Richtlinien: Das Ziel besteht darin, sicherzustellen, dass Richtlinien klar und leicht verständlich sind und im Idealfall in Format, Stil und Sprache für andere konsistent sind. Nach der Erstellung wird die Richtlinie von den jeweiligen Interessengruppen genehmigt, bevor sie in Umlauf gebracht wird. Die Erstellung von Richtlinien ist in der Regel ein iterativer Prozess, bevor ein Konsens darüber erzielt wird, dass die Richtlinie für das Unternehmen geeignet ist.

Politikkommunikation – Der GRC-Experte schlägt vor, dass diese Phase drei Unterphasen umfassen sollte: Veröffentlichung, Schulung und Bescheinigung. Wenn es um die Veröffentlichung geht, “haben viele Organisationen Systeme verstreut, um Richtlinien und Verfahren ohne eine einzige maßgebliche Quelle zu veröffentlichen.” Dies erschwert nicht nur die Richtlinienverwaltung, sondern führt auch dazu, dass mehr Richtlinien veraltet sind. Best Practice empfohlen ist zu haben Richtlinienverwaltungssoftware “Eine einzige Engine zur Veröffentlichung von Richtlinien, in der sich jede Person innerhalb der Organisation anmelden und alle Richtlinien anzeigen kann, die für ihre spezifische Jobrolle gelten.”

Schulungen sind wichtig, da Unternehmen in der Lage sein müssen, aktiv zu zeigen, dass die Menschen eine Richtlinie verstehen und was von ihnen verlangt wird. Nach dem Lesen einer Richtlinie und dem Durchführen einer Schulung sollte die Bestätigung der Richtlinie – der Nachweis der Einhaltung dieser Richtlinie – nachverfolgt werden.

Richtlinienverwaltung – Diese Phase des Richtlinienlebenszyklus umfasst die fortlaufende Überwachung der Richtlinieneinhaltung. Alle Fälle von Nichteinhaltung oder Richtlinienverletzung sollten protokolliert und berücksichtigt werden, wenn die Richtlinie zur Überprüfung vorgelegt wird. Wenn eine Organisation die Nichteinhaltung einer Richtlinie für einen definierten Zeitraum gewährt, sollte dies idealerweise dokumentiert werden.

Richtlinienpflege – Die letzte Phase, in der die Richtlinien regelmäßig anhand der Geschäftsziele überprüft werden, die die Richtlinie bestimmen. Ist es noch wirksam, muss es in irgendeiner Weise überprüft werden oder muss es beibehalten und in seiner jetzigen Form erneut genehmigt werden? Es wird empfohlen, jede Richtlinie oder Version einer Richtlinie zur späteren Bezugnahme zu archivieren. „Wenn eine Organisation auf einen Vorfall aufmerksam wird oder eine Aufsichtsbehörde eine Frage hat, ist es notwendig, einen vollständigen Überblick über die Geschichte der Richtlinie zu haben – der Eigentümer, wer sie gelesen hat, wer geschult wurde, wer attestiert und in welcher Version die Richtlinie.’

Eine agile Lösung? Richtlinienverwaltungssoftware

Ein Ad-hoc-Ansatz für das Richtlinienmanagement kann ein Unternehmen für die Haftung anfällig machen. Die Lösung? Das vollständig integrierte Verwaltungstool von Sword GRC ermöglicht die Kontrolle der Richtlinien und Verfahren eines Unternehmens über den gesamten Lebenszyklus hinweg, um eine gute Regierungsführung und vollständige Einhaltung sicherzustellen.

Sword Policy Manager bietet eine vollständige Methodik zum Entwickeln, Implementieren und Verbessern von Richtlinien, einschließlich Bescheinigungen.

Vorteile auf einen Blick

  • Ziele zuverlässig erreichen
  • Unsicherheit verwalten und kontrollieren
  • Schützen Sie den Arbeitsplatz
  • Schützen Sie die Organisation vor unnötigen Risiken
  • Stellen Sie einen konsistenten Betrieb sicher
  • Ethische Werte wahren
  • Compliance-Verpflichtungen ansprechen
  • Verteidigen Sie die Organisation, wenn sie in turbulenten rechtlichen und behördlichen Gewässern landet

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* * Definieren eines Richtlinienverwaltungslebenszyklus | GRC 20/20 Research, LLC